4 dicas rápidas para fazer reuniões mais produtivas

Todo mundo que é profissional enfrenta na carreira um desafio corporativo cada vez mais presente no mundo moderno: o número exagerado de reuniões. Segundo uma pesquisa recente, estima-se que sejam perdidas centenas de horas mensais com reuniões que poderiam ter sido evitadas (em empresas de vários portes). Porém, é claro, alguns encontros são inevitáveis e necessárias para o bom andamento da gestão empresarial. Para que elas realmente sejam úteis, algumas dicas simples fazem toda a diferença. Bom, mas como fazer reuniões mais produtivas no cotidiano?

Vamos lá?

1. Tenha sempre uma pauta estabelecida e um objetivo central

Um tema claro é fundamental para que a reunião seja conduzida da melhor forma possível. E esse ponto é importante até mesmo antes do encontro começar, na hora de definição de calendário. Com a pauta em mãos, você consegue mensurar o tempo necessário para o evento, o que é fundamental para encontrar brechas na agenda e colocar todos os participantes necessários no momento correto.

Mas o grande ganho de produtividade acontece mesmo é durante a reunião. Quando a pauta é bem estabelecida, as conversas tendem a ser úteis, diretas e focadas num objetivo central.

Experimente criar um mapa prévio da reunião ou uma pauta simples, com modelo básico:

– Participantes
– Pauta da reunião e sequência de ações durante o encontro
– Decisão necessária? Qual o objetivo final?
– Tempo estabelecido

Mas para que isso tudo ocorra, é responsável ter um “sponsor” da reunião, um responsável claro por tocar as iniciativas. E é aí que a gente entra na nossa segunda dica.

2. Conte com um responsável pela condução

É fundamental ter um sponsor definido antes mesmo de começar o evento. É ele quem será responsável por convidar os participantes, definir a pauta e focar nos objetivos propostos. Além disso, ele será o responsável por manter o foco constantemente, definir as funções dos convidados e controlar o tempo de fala das pessoas.

3. Comece na hora

Uma dica que veio da turma do “Entrepeneurs” é que não existe essa história de jeitinho. As reuniões precisam começar no horário certo, ainda mais se elas são feitas com todas as pessoas sendo da mesma empresa, sem a desculpa do trânsito ou qualquer tipo de deslocamento.

Se alguém está se atrasando, comece sem eles. Esperar um pouquinho sempre passa a impressão errada para pessoas que costumam se atrasar.

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4. Calcule bem o número de participantes

Pense sempre num número máximo que varie entre 7 e 9 pessoas para ter reuniões mais produtivas. Passando disso, não faz mais sentido ser um encontro, podendo ser quebrada em micro-eventos ou delegação de tarefas separadas.

Calcule também a alocação de recursos que são do mesmo time e executam usualmente as mesmas funções. Isso pode significar uma queda brusca de produtividade para aquela área. Pense mesmo se ambos precisam participar desse mesmo encontro ou se é perda de tempo.

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Dicas extras e simples

Se for uma reunião deliberativa, de micro-times ou apenas de repasse de informação, procure fazer da forma mais simples possível, inclusive utilizando um relógio para controlar o tempo de fala. Isso otimiza a capacidade de objetivar o raciocínio das pessoas.

Se possível, experimente uma stand-up meeting. Isso traz um certo desconforto para as pessoas, que tendem a ser mais objetivas na fala e ao evitar interrupções.

Super extra. Fluxo para decidir se a reunião é mesmo necessária.

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A base é mais ou menos a seguinte:
Esta reunião é uma base prioritária para o meu time? Caso não seja, decline.
Se sim prossiga. Esta é uma prioridade para mim? Caso não, delegue.
Se for uma prioridade, pergunte: a reunião é a melhor solução? Se sim, avance. Caso não, bloquei tempo na sua agenda para realizar a tarefas.
Se sim, pense: como posso fazer essa reunião o menor e mais rápido possível. Viu?
Dá para aplicar agora mesmo.

Para terminar, não são apenas as reuniões presenciais que precisam de foco e contexto. Olha só que legal este gráfico. O que mais as pessoas estão fazendo durante uma vídeo conferência?

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Portanto, ou assunto é bom, a pauta é direta e a reunião tem objetivo claro, ou muita gente vai encontrar mais o que fazer do que prestar a atenção!

Fernando Pacheco

Mineiro, animado e bom leitor. Formado em Comunicação pela PUC-MG, MBA em Gestão de Pessoas e Graduado em GRH. Head of Pre-Sales na Samba Tech, proprietário da Penser e sócio da Life. E o mais importante, padrinho do Mateus. É isso aí...