As redes sociais, a televisão e os grupos no WhatsApp com certeza são grandes vilões corporativos, que podem acabar com a produtividade de um colaborador. Porém, existe mais uma coisa – que talvez você não saiba – que muitas vezes só serve para atrapalhar o expediente e te fazer perder tempo: as reuniões de trabalho. Por mais que as pessoas achem que elas são um jeito rápido e eficiente de reunir a equipe e tomar boas decisões, a maioria das reuniões que acontece no dia a dia de uma empresa é improdutiva e, pior, desnecessária.

Segundo um estudo da Bain & Company, em média, as empresas perdem até ¼ do seu tempo com reuniões que poderiam ter sido evitadas – as famosas reuniões que poderiam ter sido um email. Isso faz com que as pessoas percam seu foco e sua produtividade, faz com que os líderes percam sua credibilidade e, o pior, banaliza algo que realmente deveria ser importante. Afinal, as reuniões podem sim ser bem sucedidas e essenciais para a tomada de boas decisões, que vão contribuir para o sucesso da empresa.

Mas então, como evitar encontros desnecessários e – ainda mais importante – como fazer uma reunião produtiva? Parece difícil, mas você só precisa seguir alguns passos:

  1. Defina uma pauta e um objetivo claro para a reunião
  2. Saiba quem é o responsável por conduzir a reunião
  3. Escolha com cuidado os participantes
  4. Defina um tempo para a realização da reunião – e seja pontual
  5. Cuidado para não perder o foco
  6. Faça uma ata da reunião

Porém, como reuniões nem sempre são necessárias, antes de passar para os detalhes dessas etapas, vale fazer esse exercício: eu realmente preciso de uma reunião? Vamos descobrir:

Como saber se eu preciso mesmo marcar uma reunião?

Existe um fluxograma que pode te ajudar a decidir quando marcar ou aceitar uma reunião e ele é mais ou menos o seguinte:

como fazer uma reuniao produtiva

Comece se perguntando: esta reunião é uma prioridade para o para o meu time?

Caso não seja, decline. Se não é uma prioridade para seu time, ela provavelmente é sobre um assunto que você mesmo pode resolver ou que pode ser solucionado de outra forma – pela internet, por exemplo.

Se ela for uma prioridade para seu time, siga para a próxima pergunta: esta é uma prioridade para mim?

Se não for, deixe que apenas os envolvidos na questão participem da reunião e pegue dela apenas a conclusão. Sua presença provavelmente vai acrescentar pouco e pode até atrapalhar o andamento do encontro.

Mas se a reunião for uma prioridade para você, se pergunte: a reunião é mesmo a melhor solução?

Caso não seja, encontre um tempo para que você mesmo resolva a situação que tem em mãos, ou encontre uma forma alternativa de solucioná-la sem precisar de uma reunião. Isso pode ser feito com um formulário, alguns emails, um telefonema ou até mesmo um estudo rápido.

Mas se depois disso tudo você compreendeu que a reunião era realmente a melhor forma de resolver seu problema ou tomar uma decisão, pense: como eu posso fazer essa reunião o mais rápido possível e de forma produtiva?

E para te ajudar nessa questão, vamos aos passos que citamos no início do texto.

Como fazer uma reunião produtiva

1. Defina uma pauta e um objetivo claro para a reunião

Um tema claro é fundamental para que a reunião seja conduzida da melhor forma possível e esse ponto é importante até mesmo antes do encontro começar, na hora da definição de calendário. Com a pauta em mãos, você consegue mensurar o tempo necessário para o evento, o que é fundamental para encontrar brechas na agenda e colocar todos os participantes necessários no momento correto.

Mas o grande ganho de produtividade acontece mesmo é durante a reunião. Quando a pauta é bem estabelecida, as conversas tendem a ser úteis, diretas e focadas num objetivo central.

Experimente criar um mapa prévio da reunião ou uma pauta simples, com modelo básico:

– Participantes

– Pauta da reunião e sequência de ações durante o encontro

– Decisão necessária? Qual o objetivo final?

– Tempo estabelecido

Mas para que isso tudo ocorra, é necessário ter um condutor claro, responsável por tocar as iniciativas. E é aí que a gente entra na segunda dica.

2. Saiba quem é o responsável por conduzir a reunião

É fundamental ter uma pessoa responsável por todo o processo da reunião, antes mesmo dela começar. É essa pessoa quem será responsável por convidar os participantes, definir a pauta e focar nos objetivos propostos. Além disso, ela será a responsável por manter o foco do grupo, definir as funções dos convidados e controlar o tempo de fala das pessoas.

Ter essa pessoa bem definida será essencial para o sucesso da sua reunião.

3. Escolha com cuidado os participantes

Para que uma reunião seja produtiva é importante que ela seja vista como prioridade por todos os participantes envolvidos. Portanto, escolha o grupo com cuidado!

Pense também no número de pessoas: quanto mais gente junto, mais difícil será manter o foco, a organização, e mais tempo a reunião vai durar. Tente trabalhar com um número que não ultrapasse uma média de 9 pessoas para ter reuniões mais produtivas. Mais do que isso, a reunião perde o sentido e você pode transformá-la em micro-eventos ou apenas delegar as tarefas de forma separada.

É importante calcular também a alocação de recursos que são do mesmo time e executam usualmente as mesmas funções. Isso pode significar uma queda brusca de produtividade para aquela área. Pense mesmo se ambos precisam participar desse mesmo encontro ou se é perda de tempo.

4. Defina um tempo para a realização da reunião – e seja pontual

Já falamos disso de forma superficial, mas vale enfatizar: sempre defina um horário de início e fim para as suas reuniões e cuide para que eles sejam cumpridos. Ter (e seguir) seu planejamento de reunião vai ajudar muito nisso.

Lembre-se de que uma reunião, querendo ou não, é uma interrupção na rotina do seu time e que pode impactar em suas entregas e na sua produtividade. Além do mais, reunião longa quase nunca é sinal de reunião importante ou difícil, mas sim de reunião improdutiva.

Portanto, se planeje e prepare sua equipe para ser pontual!

5. Cuidado para não perder o foco

Em reuniões de trabalho é muito comum que as pessoas percam a concentração e acabem fugindo para outros assuntos totalmente diferentes do tema central do encontro.

Algumas pessoas começam a contar histórias e cases, outras fazem piadas para “descontrair” e há ainda quem se prenda a detalhes mínimos e que não terão a menor relevância para o grupo. É importante identificar e bloquear esses movimentos e sempre trazer as pessoas de volta para o foco central da reunião – essa é uma das tarefas do responsável pela reunião.

Encontros com muitas divagações podem acabar durando horas e, o pior, não levar o grupo para lugar nenhum.

6. Faça uma ata da reunião

Uma reunião produtiva é aquela da qual sai alguma decisão ou resolução que vão colaborar no dia a dia da equipe e da empresa. E a ata da reunião é importante para documentar não só esse resultado final, mas como ele foi alcançado e os impedimentos ou incentivos que levaram até ele.

É importante que sua ata seja clara, simples e que seja compartilhada com todos os que fizeram parte da reunião, para que seja validada. Afinal, é a partir dela que decisões serão tomadas e ações serão implementadas.

Fazer uma reunião produtiva é possível sim!

Suas reuniões de trabalho não precisam ser chatas e improdutivas. Colocando em prática tudo sobre o que falamos nesse artigo, você vai conseguir não só fazer reuniões mais produtivas e realmente valiosas, como também diminuir a quantidade de tempo que você passa envolvido nesse tipo de tarefa.

Portanto, comece já!

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Fernando Pacheco

Mineiro, animado e bom leitor. Formado em Comunicação pela PUC-MG, MBA em Gestão de Pessoas, Graduado em Gestão de Recursos Humanos e Pós-graduado em Controladoria e Finanças. Diretor de Operações da Samba Tech e CEO da Penser.
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