Reuniões são inevitáveis! Elas são o principal momento de discussão e alinhamento das empresas, sendo responsáveis por importantes tomadas de decisão. Sendo assim, quando o assunto são reuniões, é primordial refletir sobre a utilização do tempo durante esses encontros e saber como fazer uma pauta de reunião.
A pauta é um documento de convocação de uma reunião. Geralmente em forma de lista, a pauta elenca os assuntos que serão tratados durante o tempo da conversa e evita que existam reuniões improdutivas.
Com certeza alguns dos pensamentos a seguir já devem ter passado por sua cabeça ao participar de reuniões improdutivas: “O que estou fazendo aqui?”, “Por que fui chamado para essa reunião?”, “O que esse assunto tem a ver comigo?”. Nada é pior do que sair de uma reunião e sentir que nada foi resolvido, nenhum próximo passo foi estabelecido e que a reunião na verdade foi uma grande perda de tempo! Essas falhas podem ser evitadas com uma pauta de reunião bem elaborada.
Para realizar boas reuniões, além de entender que você deve convocar apenas as pessoas realmente necessárias e que tenham a ver com o assunto a ser debatido, é preciso saber como fazer uma boa pauta de reunião, garantindo que as horas gastas serão produtivas.
Neste artigo, te ajudaremos a saber como fazer uma pauta de reunião que seja concisa e útil, agilizando o processo e te auxiliando em suas próximas reuniões.
Por que é importante fazer uma pauta de reunião?
Escutamos o tempo todo sobre a otimização de nosso tempo – seja o tempo que possuímos para realizar nossas tarefas pessoais ou o tempo que temos para cumprir as tarefas no ambiente de trabalho.
Com o acúmulo de atividades e a necessidade de participar de reuniões recorrentes, é preciso avaliar o tempo como um bem precioso e entender que, com planejamento, é possível otimizá-lo. Fazer a organização prévia da pauta para sua reunião te ajudará a executar reuniões mais produtivas e que sejam capazes de alcançar objetivos claros.
Quando olhamos para os cargos de liderança, a necessidade de entender como fazer uma pauta de reunião se torna ainda mais importante. É notável que cada vez mais os líderes devem se preocupar em preparar uma pauta coerente antes de se reunir com as pessoas de seu time, com outros líderes ou com pessoas de outros setores da empresa.
Como fazer uma pauta de reunião: passo a passo
Agora que você já sabe para que serve e entende a importância de uma pauta de reunião, separamos 7 dicas para te ajudar de forma clara e objetiva a entender na prática como fazer uma pauta de reunião eficiente.
1. Entenda a necessidade da reunião
Antes de mais nada, você precisa saber se a reunião é realmente necessária (nós falamos sobre isso nesse artigo aqui). Faça o exercício de questionar se a reunião que você está prestes a marcar é relevante para tratar o assunto e se com ela será possível alcançar os objetivos que você deseja.
Caso você fique em dúvida quando se questionar sobre a necessidade da reunião, muito provavelmente ela não será realmente necessária. Nesses momentos, uma conversa particular e de poucos minutos com a pessoa certa poderá resolver.
Em momentos nos quais você chegar a conclusão de que a reunião será necessária, lembre-se de verificar a agenda dos participantes para encontrar um horário em comum para todos. Além disso, certifique-se de deixar as necessidades claras para que o tempo gasto dos participantes seja útil.
2. Trabalhe com listas
Estabeleça os tópicos que devem ser tratados na reunião e faça uma lista deles. É importante também estimar o tempo de discussão que deve ser gasto em cada ponto, para não ultrapassar o limite de tempo e prejudicar a discussão dos demais pontos.
A lista deve conter tópicos claros e que possibilitem manter a execução da reunião de forma organizada. Reflita sobre a necessidade dos pontos listados. Qual tópico é prioridade e precisa ser discutido em uma reunião e qual tópico é mais simples de resolver e poderia ser solucionado com um simples e-mail? Essa reflexão te ajudará a otimizar o tempo da reunião.
3. Garanta que a pauta será seguida durante a reunião
Para que sua reunião não se estenda além do tempo planejado e nem caminhe por discussões que sejam impertinentes, é necessário ser objetivo, com informações curtas, mas que sejam claras.
Estando a frente de uma reunião e percebendo algum dos participantes desviando do assunto e se alongando em discussões desnecessárias, mantenha a ordem da conversa avisando o participante do ocorrido e solicitando que mudem de item, seguindo o tópico estabelecido na pauta.
4. Organize os assuntos da pauta
Organize os tópicos que serão discutidos por relevância. Pense no que é mais importante e prioritário de ser discutido, coloque como tópico inicial e assim sucessivamente. Apesar de, com uma pauta bem elaborada, as chances de atrasos serem menores, é importante se recordar de que contratempos acontecem. Organizando sua pauta por relevância, em casos de atraso você garantirá que os assuntos primordiais sejam resolvidos primeiro e os tópicos menos relevantes podem ficar para uma discussão futura.
5. Garanta que os convidados tenham informações sobre a reunião
Ao convocar os participantes da reunião, ofereça informações objetivas sobre o encontro, como motivo da reunião, horário de início e término e obrigatoriedade de participação. Só assim você garante que eles chegarão preparados para o encontro e que ele seja mais proveitoso.
6. Defina responsabilidades
Estabeleça quais serão as responsabilidades de cada participante durante a reunião antes que ela comece. Saiba quem irá conduzir, quem irá tomar notas, quem fará a ata da reunião ou se algum dos participantes possui uma atribuição técnica e que seja importante para o bom andamento da reunião, como, por exemplo, o envio prévio de um relatório.
7. Convide com antecedência
Além de checar previamente a agenda dos participantes, marcando a reunião em um dia e horário que seja livre para todos, é de bom tom que o convite seja feito com algum tempo de antecedência. Este tempo pode variar de acordo com as pessoas que você convidará e o cargo que elas ocupam. Uma dica é marcar a reunião com no mínimo dois dias úteis de antecedência, assim você dará um tempo para as pessoas se prepararem.
A diferença entre pauta e ata
Como você pode compreender ao longo deste artigo, a pauta é o documento que guia a reunião e deve ser estabelecido antes que ela aconteça.
Já a ata é um documento que serve como registro da reunião realizada. A ata resume com clareza os acontecimentos que se deram durante a reunião, como ocorrências, possíveis resoluções que foram apontadas para tais ocorrências, além das decisões que foram tomadas na ocasião.
É importante salientar que a ata deve ser redigida de forma a não permitir alterações posteriores. As informações devem estar dispostas de forma clara e organizada, o relato acontece de maneira contínua, com início, meio e fim e o texto deve ser feito utilizando-se da linguagem formal.
Para além, algumas dicas do que você pode incluir em sua ata são:
- data da reunião;
- local onde a reunião foi executada;
- horário de início e de fim;
- lista das pessoas presentes e seus cargos;
- pauta da reunião;
- quais foram as discussões;
- quais foram as decisões tomadas;
e por fim, quais são os compromissos (próximos passos) estabelecidos a partir das decisões.
Modelos de pauta de reunião
Após conduzir a sua primeira reunião as próximas se tornam mais fáceis e é aconselhável ter modelos salvos no seu computador para que o processo de criação da pauta seja mais rápido. Existem modelos prontos que te ajuda a criar uma pauta:
- Microsoft – Dezenas de modelos de pauta de reunião que você precisa apenas preencher com suas informações
- TidyForms – fornece uma aparência informal com um pouco de cor enquanto executa o trabalho. Cada tópico da agenda inclui um local para o nome do membro da equipe e uma caixa de seleção que é bem útil.
- Evernote – É preciso ter uma conta no Evernote para deixar salvo os seus modelos favoritos. Você pode copiar, renomear e editar o modelo na sua conta, tudo online.
- Sebrae – No site do sebrae você pode achar um modelo simples mas bem detalhado para deixar salvo no seu computador.
Conclusão
Agora que você já aprendeu como fazer uma pauta de reunião, tenha certeza de que suas reuniões serão cada vez mais produtivas e o tempo gasto nelas será otimizado.
Tenha em mente que as melhoras serão graduais, desta forma é preciso que você aplique as dicas que demos neste artigo em seu trabalho do dia-a-dia. Com a repetição de um comportamento você criará um hábito e, quando menos esperar, o hábito de realizar boas reuniões já estará em você!
Saber preparar uma pauta, conduzir uma reunião e, no final, conceber uma ata ou relatório, são características que farão você potencializar o seu tempo e o seu trabalho, com isso as chances de ser reconhecido e crescer profissionalmente aumentam.
Tendo em vista que, depois de ler este artigo, você é quase um especialista em fazer pauta e conduzir reuniões, é hora de desenvolver outros aspectos profissionais. Nós preparamos um material completo que te indica por meio de 15 dicas, formas para você criar mais oportunidades para a sua carreira. Confira!
