Como ser mais produtivos no trabalho? Essa é uma dificuldade enfrentada pela maioria dos profissionais – independente da tarefa sendo desenvolvida, do nível hierárquico ou da nossa motivação com o trabalho.
Com tantas distrações o tempo todo ao nosso redor, se concentrar para executar uma demanda rapidamente e de forma totalmente focada é um desafio, mas pode fazer toda a diferença para sua entrega de resultados e performance profissional.
Muita gente está constantemente buscando aprender técnicas de produtividade na internet e existem até mesmo cursos especiais sobre o assunto. Por isso, para facilitar a vida de quem quer ser mais eficiente e produtivo no trabalho, sem se deixar cair em extremos de estresse ou desgaste mental, a equipe da Penser criou este artigo que, além de trazer as técnicas de produtividade mais eficazes, ainda lista algumas ferramentas que vão te ajudar nesse processo.
É importante saber, porém, que não existe uma fórmula mágica para alcançar a produtividade. Por isso, é essencial que você teste cada uma das técnicas descritas a seguir e entenda qual é a mais eficiente para você!
Como ser mais produtivo no trabalho
Separamos a seguir as 10 dicas que consideramos mais importantes para que você seja mais produtivo em seu dia a dia – seja no trabalho ou nos estudos.
1. Registre e organize suas tarefas (do dia, da semana e do mês)
Principalmente se você tem uma rotina agitada e precisa executar muitas tarefas em seu dia a dia, é importante que você registre essas tarefas – seja em um caderno ou em um bloco de notas no computador ou celular.
Isso vai evitar que você se perca em seus pensamentos e deixe que a preocupação com uma coisa acabe atrapalhando a execução de outras. Além do mais, escrever as coisas soa mais como uma formalização e as pessoas tendem a se comprometer mais com a realização do que anotaram.
No início de cada mês, tente ter um panorama geral dos acontecimentos e já marque o que você precisa executar. Quando começar a semana, anote quais tarefas do mês serão executadas nesse período e no princípio de cada dia, veja quais demandas da semana serão realizadas nele.
2. Estabeleça prioridades
Com sua listinha de tarefas devidamente organizada, você já conseguirá ter uma visão geral de tudo que precisa fazer – e acredite, isso por si só já gera um grande alívio!
E para que sua organização seja ainda mais eficiente e te deixe mais produtivo, é importante que você separe suas demandas de acordo com o nível de prioridade de cada uma delas. Assim, você vai saber exatamente por onde começar a trabalhar e também vai ver de forma clara o que precisará de mais atenção ou demandará esforços maiores.
3. Faça uma coisa de cada vez
Muita gente se vangloria de ser multitarefas e de conseguir executar milhões de demandas ao mesmo tempo. Porém saiba que na maioria das vezes essas pessoas, além de não conseguirem manter a alta qualidade de entrega no que fazem, ainda são muito menos produtivas do que parecem.
Uma vez que nosso cérebro demora a focar totalmente em uma tarefa, se você fica o tempo todo trocando de prioridades e tentando fazer coisas diferentes, provavelmente vai demorar muito mais a entregar aquilo que precisa e ainda não conseguirá se aprofundar de verdade em nenhuma das coisas.
Por isso, tenha atente-se ao que você anotou em sua lista e foque em uma coisa de cada vez, de acordo com a prioridade estabelecida.
4. Se conheça
Para alcançar um bom nível de produtividade, conhecer a si mesmo é algo muito importante. Como pontuamos no início desse texto, cada pessoa reage melhor com uma técnica diferente e é preciso compreender isso.
Por exemplo, alguns profissionais não se importam de trabalhar com barulhos ou com muitas pessoas ao redor. Já outros produzem melhor quando conseguem se desconectar do ambiente ao seu redor – seja ouvindo uma música ou executando suas tarefas em locais mais reservados.
Portanto, é preciso sempre trabalhar o seu autoconhecimento e entender que nem sempre o que funciona para outras pessoas vai funcionar para você. Descubra-se!
5. Faça pausas
Existem pessoas que acreditam que profissionais produtivos são aqueles que trabalham o dia inteiro, de 10h às 22h, parando apenas para almoçar e fazer um pequeno lanche na parte da tarde (e olhe lá!). Porém, isso não passa de mito!
Nosso cérebro possui um limite de tempo durante o qual consegue se manter concentrado em uma tarefa (de aproximadamente 50min) e depois disso precisa de pequenas pausas para voltar a ser produtivo novamente.
Ficar o dia inteiro na frente de um computador sem parar, pode até fazer parecer que alguém está se esforçando muito (e no fundo essa pessoa talvez até acredite mesmo nisso), porém, a verdade é que os resultados poderiam ser muito melhores se ela fizesse esses pequenos intervalos.
6. Mantenha uma rotina saudável
Se alimentar bem, dormir a quantidade correta de horas, fazer exercícios físicos e ingerir bastante líquido são hábitos que com certeza te ajudarão a ser mais produtivos. Afinal, aqui o ditado é válido: mente sã em corpo são.
Ter uma rotina mais saudável vai conseguir te deixar mais bem disposto para encarar o dia a dia e evitar que você passe o dia inteiro com sono ou indisposições, que podem comprometer sua produtividade.
Portanto, fique atento à esses detalhes!
7. Saiba delegar tarefas
Querer centralizar todas as tarefas apenas na sua figura e deixar todos os processos sob sua responsabilidade pode comprometer gravemente sua produtividade.
Quando você não delega tarefas e não envolve sua equipe nas demandas diárias do setor, pode acabar perdendo muito tempo com coisas não estratégicas, enquanto poderia estar dando atenção à sua lista – focando nas prioridades.
8. Trabalhe com objetivos definidos
Trabalhar sem propósito ou sem saber o impacto final daquilo que se está realizando é um risco enorme à sua produtividade. Afinal, se você não vê sentido no que está fazendo ou enxerga aquilo como apenas mais um processo, a chance de você não se engajar com a tarefa e ceder à procrastinação é muito alta!
Por isso, sempre que for fazer algo, entenda a tarefa do início ao fim e entenda o que está incentivando sua realização. Assim você consegue se manter motivado e pode trabalhar de forma muito mais produtiva.
9. Faça as coisas mais importantes pela manhã
Apesar do que dizem sobre o mal humor e preguiça matinal, a maioria dos profissionais tende a ser mais produtivo durante a manhã, quando o cérebro ainda não recebeu muitas informações e está funcionando de forma mais clara.
Por isso, ao chegar no escritório ou iniciar o dia, não priorize as tarefas mais simples e operacionais, como grande parte das pessoas faz. Tente focar naquilo que é estratégico e que vai demandar esforços maiores. Isso vai fazer com que você encontre soluções para essas demandas de forma mais rápida e consiga ser muito mais produtivo!
10. Separe um tempo para responder seus emails
Acredite se quiser: sua caixa de emails pode ser uma grande vilã da produtividade.
Quando você está no meio de uma tarefa complicada, é comum pensar “ah, vou só dar uma checada nos emails rapidinho”, certo? E isso é muito ruim! Afinal, como explicamos, nosso cérebro demora a se concentrar totalmente em uma tarefa e se você interrompe esse ciclo antes da hora com a “olhadinha nos emails”, faz com que todo o processo tenha que recomeçar e vai demorar ainda mais a conseguir se aprofundar na tarefa e a realizá-la com eficiência.
Por isso, a não ser que você esteja esperando uma mensagem com urgência ou esteja lidando com uma crise, tente separar um ou dois momentos no seu dia apenas para lidar com os emails e não faça desse hábito uma válvula de escape para as suas atividades.
Ferramentas para melhorar a produtividade
Agora que você já conhece métodos importantes para aumentar sua produtividade e melhorar sua performance profissional, é hora de conhecer também algumas ferramentas que podem te ajudar no dia a dia. Confira!
1. Trello
O Trello é uma excelente ferramenta para quem quer manter o dia a dia mais organizado e precisa gerenciar projetos e demandas de forma mais simples. Com diferentes funções e o esquema de card, você pode criar listas de atividades, separando-as por prioridade e execução ou detalhar fases de processos específicos.
Além do mais, você pode criar boards compartilhados e manter toda a sua equipe conectada e alinhada.
2. Tomato timer
Na primeira parte do texto, falamos bastante sobre a importância de trabalhar de forma focada por um período e de fazer pausas estratégicas para manter seu cérebro conectado. E o Tomato Timer é uma ferramenta que pode te ajudar muito com isso! Programado para trabalhar com a técnica de pomodoro, em que você trabalha por 25min de forma focada e dá pausas de 5min, a ferramenta conta esses intervalos e te avisa a hora de parar de trabalhar ou de voltar a focar.
Você não precisa de uma conta para usar a ferramenta e ainda pode personalizar os intervalos de trabalho e pausa, caso o pomodoro não te pareça bom.
3. TooManyTabs
Se você é uma daquelas pessoas que tem o hábito (ou a necessidade) de trabalhar com milhares de abas abertas e acaba se distraindo da sua tarefa principal, o TooManyTabs pode te ajudar. A ferramenta, por meio de uma extensão no navegador, faz com que seja possível esconder as abas que você não vai usar em determinado momento, evitando distrações e mantendo seu navegador organizado. Depois, você pode retomá-las facilmente apenas clicando na extensão.
Vale experimentar!
Conclusão
Agora que você já conferiu nossas dicas e conhece nossas ferramentas de produtividade preferidas, é hora de colocar tudo em prática e ver o que mais funciona para o seu dia a dia e sua realidade.
Se você tem alguma outra técnica para melhorar a produtividade ou usa outra ferramenta eficiente, conte nos comentários! Sempre atualizaremos esse artigo com as sugestões de vocês.
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