Por Lígia Braga.
Em qualquer trabalho ou profissão, um dos grandes desafios sempre será a boa comunicação. Pensando no contato entre diferentes áreas de uma empresa, tratamos também de distintas habilidades e conhecimentos. Mas com uma interface harmoniosa, essa relação fica bem mais fácil.
Todos já passaram pela situação de receber um email, por exemplo, e perceber que o conteúdo não está bem escrito ou claro o suficiente para o entendimento da mensagem. Pode ser desconfortável ligar para o remetente solicitando uma explicação ou pedindo um pouco mais de detalhes sobre o assunto. Porém, muitas vezes é a única solução. O outro lado também não é dos mais alegres: saber que o destinatário da mensagem não a entenderá da maneira que você gostaria. Em várias oportunidades, a vontade é criar um ‘desenho’ com muito cuidado todo o processo para que seja captado do mesmo jeito que fora pensado – em alguns casos, isso é até possível, com prints da tela, parênteses com explicações, tópicos ou notas de rodapé.
Mas não seria bem melhor se esse retrabalho fosse evitado?
O primeiro ponto que nunca deve ser deixado de lado é a gramática e ortografia correta. Muitas vezes, acabamos confusos com um plural errado, uma grafia esquisita ou vírgulas que não deixam a frase ser entendida de maneira clara. Além disso, deixe a linguagem de mensagens instantâneas apenas para o lugar de sua origem, o profissionalismo pede uma boa dose de formalidade. Um ótimo aliado para a boa comunicação é o corretor ortográfico – e um bom dicionário não é má companhia.
Ao descrever uma tarefa ou delimitar uma demanda, é interessante ser objetivo, mas sempre deixando bem pontuado qual a finalidade do material. Muitas vezes, a comunicação parece óbvia utilizando apenas uma frase, mas é preciso entender que nem todos os envolvidos podem fazer parte do processo tão diretamente. Por isso, explique um pouco do que será realizado, como o motivo da mensagem, seu impacto imediato ou um pouco do histórico, para a melhor compreensão do caso.
E uma última dica é que educação e bom humor são básicos para qualquer relação humana. Desejar um bom dia, agradecer e notificar o recebimento de uma mensagem, responder claramente e ser cordial fazem toda a diferença.
Escrever bem e ser entendido da maneira correta devem ser metas para toda a comunicação, tornando comuns as informações e conhecimento.
