Delegar tarefas é um dos maiores desafios quando se atinge uma posição de gestão e liderança. Essa ação, quando não é bem executada, pode ter uma série de consequências negativas que podem impactar diretamente não só os resultados da empresa, como também a imagem do gestor.
Porém, ao mesmo tempo, centralizar demandas demais em uma só figura e não compartilhar o trabalho com outras pessoas do time, pode acabar comprometendo as entregas de um negócio e interferindo na qualidade e eficácia daquilo que é apresentado – além de colocar o líder como uma figura egocêntrica e que não confia em sua equipe.
Portanto, mais do que delegar tarefas, um bom gestor precisa saber a forma certa de fazer isso. Do contrário, as coisas podem acabar saindo do controle e gerando resultados negativos para a equipe, a empresa e sua imagem como líder. E ao longo deste artigo, vamos falar exatamente sobre esse tema. Vamos mostrar a diferença entre delegar e transferir responsabilidade, falar da importância de compartilhar tarefas e te mostrar formas simples de fazer isso com eficiência! Continue lendo.
A importância de delegar tarefas
Para que tenhamos uma ideia da importância de se delegar tarefas e do trabalho em equipe, é interessante pensarmos no seguinte caso: nas provas de atletismo, o recorde individual nos 400m é de 43,03 segundos. E esses mesmos 400m, quando feitos no revezamento, por uma equipe de 4 pessoas, puderam ser feitos em 36,84. A história é sobre esportes, mas explica muito bem o cenário corporativo. Afinal, na maioria das vezes, quando há cooperação e as pessoas podem contar umas com as outras, as entregas são feitas de forma mais eficiente, com alta qualidade e impactam diretamente nos resultados da empresa – que tendem a ser muito melhores.
E além dessa melhoria nos resultados e nas entregas da equipe, delegar atividades também tem o poder de causar impactos positivos de outras formas e também é importante porque:
Fortalece sua liderança
Um líder que tem a capacidade de dividir tarefas com o time e que não centraliza todos os processos importantes na sua figura, se torna uma pessoa mais empática e transmite a impressão de que confia em seu time. De maneira recíproca, isso faz com que ele também ganhe a confiança da equipe e se torne uma figura de referência para as pessoas.
Além do mais, um gestor que sabe como delegar, desenvolve suas capacidades de liderança e consegue ter mais tempo livre para trabalhar em outras habilidades e técnicas estratégicas, que lhe trarão mais oportunidades de crescimento profissional e pessoal.
Desenvolve seu time
Além disso, com o time mais confiante em si mesmo e em seu superior, e abraçando novos desafios e tarefas, a chance de que ele se desenvolva é muito maior e isso é excelente – não só para as pessoas, mas também para a empresa.
Um bom líder sabe como puxar pessoas boas para cima com ele e delegar tarefas de forma adequada para o time é parte desse processo.
Delegar x transferir responsabilidade
Antes de começar a delegar tarefas, talvez uma das coisas mais importantes para o líder é compreender que delegar é diferente de transferir responsabilidade.
Um bom gestor, que se preocupa com seu time e quer vê-lo se desenvolvendo, não simplesmente dá ordens e espera que as pessoas “se virem” para segui-las. Ele compartilha as tarefas de forma clara, de acordo com as capacidades e disponibilidade da equipe, e nunca terceiriza suas responsabilidades.
Na prática, isso significa que todo projeto será acompanhado de perto e que, por mais que ele seja realizado por outra pessoa, o gestor estará pronto para auxiliar da maneira que for necessária, oferecer direcionamentos, e se posicionar junto com o time caso algo saia diferente do esperado. É do líder a tarefa de supervisionar o andamento das tarefas e por isso ele também não deve nunca terceirizar a culpa por erros e dificuldades no caminho.
Então, como delegar tarefas de forma correta e eficiente?
Como você já deve ter percebido, delegar atividades não é nem de longe algo simples e deve ser feito de forma muito cuidadosa. Os desafios para fazer isso de forma certa são enormes, mas algumas técnicas podem ajudar a lidar melhor com eles.
Vamos falar sobre algumas delas a seguir.
Determine o que você vai delegar
Um líder é uma pessoa que normalmente tem capacidades técnicas e estratégicas, de gestão, mais apuradas do que as de outras pessoas de sua equipe. Por isso, é fundamental também que ele foque em realizar tarefas que demandem mais dessas suas habilidades e que deixe com o time tarefas que outras pessoas estariam mais aptas a desenvolver. Esse é um bom ponto de partida para começar a delegar com qualidade.
Outra questão importante é: nunca delegue uma atividade apenas porque você não quer desempenhá-la. Fazer certas coisas é inevitável e se é chato para você, pode ser chato para sua equipe também. Pense bastante antes de compartilhar determinadas tarefas e na medida do possível, também tome para você o que for difícil e complicado.
Conheça seu time
Reconhecer as habilidades e capacidades de outro indivíduo e saber fazer bom uso delas – sempre desenvolvendo-as – é essencial para que formar um time de alta performance, capaz de entregar resultados rápidos e com muita qualidade. Por isso, conhecer seu time é essencial na hora de delegar tarefas.
Sabendo os pontos fortes e fracos dos colaboradores, você consegue passar as atividades certas para cada pessoa e garante que elas serão executadas com maestria, sem tanta necessidade de acompanhamento e com excelência. Claro que você também sempre pode passar atividades para que as pessoas desenvolvam suas fraquezas, porém tome cuidado com o momento em que você irá fazer isso e garanta que estará ainda mais presente para auxiliar e dar direcionamentos para a pessoa encarregada.
Acompanhe a execução, mas cuidado com a microgestão
E falando em acompanhamento, você já deve ter notado que esse é um dos principais pontos para que um indivíduo consiga delegar tarefas de maneira eficiente, certo?
Para que a realização das atividades compartilhadas seja feita da melhor forma, é essencial que o gestor esteja sempre próximo da sua equipe, oferecendo direcionamentos e ajudando sempre que necessário.
Porém, é preciso tomar muito cuidado com o microgerenciamento! Quando um líder delega uma tarefa, está implícito que ele confia em sua equipe e que lhe dá autonomia para tocar os processos necessários para sua realização. Então, se há um controle excessivo sobre a execução daquilo que foi proposto e o gestor começa a entrar demais no operacional para resolver situações, perde-se essa noção de confiança e cria-se um ambiente pautado por controle e insegurança. Isso faz com que a equipe se sinta incomodada, “poda” o desenvolvimento das pessoas e pode ainda limitar a evolução do gestor enquanto profissional.
Portanto, é importante ficar atento e não ultrapassar a linha tênue que existe entre acompanhamento e controle.
Estabeleça prazos
Ao delegar tarefas, outro ponto importante é: estabeleça prazos. Sempre determine junto à equipe qual será o tempo necessário para realizar cada atividade e não deixe de levar em conta outros pontos como as atividades cotidianas do time e outras eventuais atribuições que possam surgir.
Sabendo quando devem apresentar cada coisa, as pessoas têm mais condição de se organizar para realizar uma boa entrega e você ainda evita estresses desnecessários. Além do mais, é possível ter uma noção da evolução de cada atividade, seguindo etapas, e o gestor pode fazer um acompanhamento mais assertivo, tendo uma noção real do andamento do projeto.
Dê instruções claras
Alinhamento de expectativas é fundamental em diversos momentos, não só no âmbito profissional, como no pessoal. E para delegar atividades de forma adequada esse é um dos pontos mais importantes.
Se você não é claro naquilo que pede ou que compartilha, não pode exigir que os resultados atendam àquilo que você esperava. Por isso, é importante oferecer instruções claras para que seu time execute cada atividade e garantir que suas expectativas tenham ficado claras – não só em relação ao resultado final, mas também aos prazos, à execução, apresentação e etc.
Deixe o ego de lado e esteja disposto a aprender
Principalmente quando se é especialista em um assunto ou área, existe uma tendência de que as pessoas se apeguem demais à sua forma de executar as tarefas e não estejam muito abertas a métodos alternativos. Porém, quando o assunto é delegar tarefas, isso não pode acontecer.
Um gestor que quer compartilhar atividades de forma eficiente, deve deixar o ego de lado e entender que existem sim muitas formas de realizar uma mesma tarefa – e que muitas vezes são mais eficientes do que a dele. Mostrar para o time que se está aberto a mudanças é essencial e não só vai ajudar no bom andamento dos projetos delegados, como também abrir espaço para inovações e melhorias na empresa.
Portanto, não limite seu time! Acompanhe sem impor seu jeito de trabalhar.
Tenha objetivos
Profissionais que sabem o porquê de estarem realizando determinada atividade, de forma geral, tendem a ser mais motivados e também mais produtivos. Portanto, é importante que sempre que for delegar uma tarefa, você deixe claro para o time e para os colaboradores envolvidos qual o objetivo dela.
Tente deixar clara a importância da tarefa para a empresa, como ela vai impactar o negócio e também porque essa tarefa deve ser feita por uma pessoa específica e não por outras. Isso vai ajudar muito a manter o trabalho eficiente e a garantir um bom resultado final.
Ofereça ferramentas para que seu time realize as tarefas
Além de ter as pessoas certas realizando as tarefas certas, para que o processo de delegar atividades seja realmente eficiente, é preciso que você, como gestor, garanta que cada colaborador tenha toda a estrutura e as ferramentas necessárias para realizar a atividade da forma alinhada e no prazo estabelecido.
Caso contrário, a performance do time pode ser comprometida e isso vai prejudicar não só a entrega da atual tarefa, como também pode impactar em atividades futuras – uma vez que a confiança da equipe pode ser abalada.
Então, ao delegar uma tarefa, veja se sua equipe precisa de treinamento, garanta para ela as ferramentas e recursos necessários e acompanhe sempre o andamento dos processos junto ao time.
Diga obrigado
Quando alguém concluir uma tarefa ou um projeto que você delegou, demonstre apreciação genuína e aponte coisas específicas que eles fizeram certo ou bem. Quando você toma nota dessas especificidades, está dando às pessoas um roteiro para o que elas devem continuar a fazer para ter sucesso.
Este é o passo mais simples, mas um dos mais difíceis para muitas pessoas aprenderem. Isso inspirará lealdade, proporcionará satisfação real pelo trabalho realizado e se tornará a base para avaliações de mentoria e desempenho.
Conclusão
Delegar tarefas é essencial para garantir bons resultados para uma empresa e também para possibilitar o desenvolvimento das pessoas que fazem parte dela. Um gestor deve sempre ser cuidadoso ao compartilhar atividades, mas, no final das contas, esse processo não é nenhum bicho de sete cabeças.
Escolha as tarefas a serem delegadas com cuidado, acompanhe sua equipe e esteja junto a ela para entregar os resultados – sejam eles quais forem. Assim você pode transformar a realidade da sua companhia e também das pessoas que fazem parte dela.
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