Atualmente o Pacote Office conta com 7 aplicativos diferentes: Word (ferramenta de texto), Excel (para planilhas de cálculo), PowerPoint (para montar apresentações), OneNote (para anotação, coleta de informações e muito mais), Outlook (ferramenta para gerenciamento de e-mails), Publisher (usado para diagramação eletrônica, que é comparado ao Adobe InDesign) e o Access (utilizado para banco de dados).
Além de aprender inglês, ter o domínio das ferramentas do Pacote é fundamental para desenvolver habilidades e executar tarefas solicitadas no ambiente profissional.
A Microsoft Store vende pacotes do Office, de diferentes preços, para quem deseja usufruir em casa, no negócio ou nos estudos. Mas os principais aplicativos usados pelos usuários, são o Word, o Excel, o PowerPoint, o Outlook e o Access.
Se deseja saber um pouco mais sobre essas ferramentas e como elas funcionam. Continue lendo esse artigo.
Os aplicativos Office
Word
O Microsoft Word é uma ferramenta para produzir textos, que está dentro do Pacote Office e é uma das principais ferramentas utilizadas pelas empresas e ensinada no curso Pacote Office.
Com as funções desse programa você vai muito além das produções de texto, com imagens e edições personalizadas. São muitos recursos e funcionalidades que tem o principal objetivo de facilitar e aumentar a experiência do consumidor.
O software possui um sistema que permite fazer pesquisas sem sair do aplicativo. Dispõe de uma ferramenta para revisão do texto, onde você pode verificar a ortografia e a gramática, além de receber orientações e sugestões que vão ajudar na escrita do conteúdo.
Há a possibilidade dos usuários interagirem com o texto. A ferramenta possibilita que diferentes pessoas comentem um trecho ou vários outros do texto. Esses comentários aparecem ao lado do conteúdo e você pode permitir, através de uma ferramenta de compartilhamento simplificado, que as pessoas, que você deseja compartilhar o documento, editem, comentem ou apenas visualize o que você produziu.
Você também consegue transformar os documentos do Word para o formato PDF (Portable Document Format ou Formato Portátil de Documento). Além de possuir facilidades como atalhos do teclado e comandos que irão levar direto para alguma função do sistema, como:
- Deixar uma frase inteira em maiúsculo, minúsculo ou apenas as primeiras letras das palavras em maiúsculo sem precisar reescrever tudo.
- Há um atalho para evitar que palavras se separem no final da frase (se, por exemplo, você precisar que o nome e o sobrenome de uma pessoa fique na mesma linha, há um atalho do teclado que fará com que as palavras permaneçam juntas).
- Se você precisar de fazer um teste rápido de impressão, também há um comando que agiliza esse processo, sem você precisar escrever um texto (o comando produz um texto automaticamente).
- Outro atalho permite que você aumente ou diminua a fonte de um texto sem precisar acessar o menu.
- Outra ferramenta do programa, permite que você veja toda as estatísticas numéricas do seu conteúdo, como: número de páginas, palavras, caracteres com e sem espaço, parágrafos e linhas.
- Se você repetiu mais de uma vez uma palavra na sua redação, o Word também possibilita que você encontre sinônimos das palavras que você deseja trocar
Dentre essas funções, atalhos e comandos, existem muitos outros e por isso se você quer dominar este software é preciso realmente estudar e praticar bastante, pois são muitas possibilidades em um só programa e o curso de informática vai te ajudar muito.
Excel
O Microsoft Excel é um dos aplicativos mais usados pelas empresas atualmente. Assim como o Word, ele apresenta várias possibilidades que facilitam muito a vida dos usuários. Ter um curso online com certificado e dominar esta ferramenta, vai ajudar muito na hora de encontrar um bom cargo em uma empresa.
O Excel é um editor de planilhas muito eficiente que permite fazer cálculos, organizar e controlar, da melhor forma possível, os gastos e ganhos da empresa ou até mesmo da sua vida pessoal. O aplicativo permite que você faça desde planilhas simples às mais elaboradas, com diversos cálculos e informações. Tudo é feito de maneira rápida, para facilitar a vida de quem utiliza o programa. É muito importante realizar um curso Excel, o motivo você já vai saber:
Há recursos, comandos, atalhos e fórmulas que, assim como o Word, vai te ajudar a realizar as tarefas de forma mais otimizada. No Excel existe comandos de cálculos para as mais diversas operações numéricas, como: adição, subtração, multiplicação, divisão, cálculo de máxima, média e mínima, horas e data, além de muitas outras operações simples e complexas.
O programa é composto por uma série de retângulos que são chamados de células. Para realizar um cálculo, o principal comando do Excel é o simbolo de igual (=) da matemática. Por exemplo: se você precisa fazer a soma de dados que estão nas células A1 e B1, basta apenas dar a fórmula =SOMA(A1;B1) e apertar a tecla Enter do teclado de seu computador.
Automaticamente as células serão somadas e aparecerá o resultado. Simples, não é mesmo? Mas é preciso muita prática e dedicação para aprender todas as ferramentas do Excel. Por tanto, faça um curso de informática para aumentar cada dia mais as suas habilidades, seja um curso Excel, Word ou qualquer outro do Office, afinal os cursos online são bastante promissores para a sua carreira.
Outro fato interessante sobre esse aplicativo é a possibilidade da união de uma ferramenta do Word, a “mala-direta”, com uma planilha do Excel, por exemplo: se você precisa escrever um mesmo comunicado para diferentes pessoas, mas quer colocar o nome de cada um separadamente.
Você pode criar uma lista com os nomes no Excel, acionar a mala-direta no Word e mesclar os nomes ao comunicado. Pode parecer complicado de inicio, mas o Curso Online Excel – Básico e Avançado irá ajudar muito nesta caminhada.
PowerPoint
O Microsoft PowerPoint é um aplicativo para criação de apresentações de slides. O software é muito utilizado por quem deseja apresentar uma história, um trabalho acadêmico ou uma ideia para a empresa e funcionários. Muitos professores de cursos EAD e presenciais também usam para apresentar o conteúdo de uma aula.
O PowerPoint permite criar apresentações elaboradas, com designers interessantes e vários temas para escolher, além possibilitar a inserção de imagens e vídeos. Tudo para te ajudar a montar algo que surpreenda e instigue quem estiver assistindo a sua apresentação.
Outra ferramenta muito útil do programa é um espaço onde o orador pode fazer anotações relevantes para o momento da apresentação. Um slide que instiga não é cheio de textos enormes, por isso, para você não se esquecer de informações importantes, use este espaço para anotações.
Esse aplicativo do Pacote Office é um dos mais simples de entender e manusear, mas se você ainda tem dificuldades, faça um curso de informática, tenho certeza que vai te ajudar muito.
Outlook
A Microsoft possui dois sistemas de e-mails: o Outlook e o Outlook Express. Mas o importante é você saber qual a diferença entre eles. O Outlook Express possui funções simples para recebimento e envio de e-mails. Já o Outlook, que faz parte dos softwares do Pacote Office, vai muito além da função de receber e enviar mensagens.
No Outlook, além de organizar os seus e-mails, você pode usá-lo como um calendário para anotação de todos os seus compromissos e gerenciar todos os seus contatos.
Além de escrever, enviar, responder e encaminhar uma mensagem com facilidade, você ainda pode fazer uma assinatura personalizada que irá aparecer no final dos e-mails que você enviar.
O aplicativo possui uma barra de tarefas de acesso rápido que irá facilitar ainda mais a sua navegação.
Outra função interessante do programa é um alerta para que você não se esqueça dos seus compromissos mais importantes. Você nunca mais vai esquecer aquela reunião importante da empresa ou almoço de fim de semana com a família. Para isso, basta você adicionar um lembrete e definir a data e hora que o alerta deve te avisar.
O Outlook possui funções bem simples e facilitadas para os usuários, mas se você desejar, pode fazer cursos a distância para aprimorar ainda mais suas habilidades com o aplicativo.
Access
O Microsoft Access é um aplicativo para armazenamento de banco de dados. Suas funções vão das mais simples, criar cadastro para clientes e produtos, para as mais complexas, onde pode ser abraçada toda a rotina de um departamento da empresa, como: cadastro de notas fiscais, fornecedores e muito mais.
Existem muitos softwares de banco de dados no mercado, mas uma das vantagens do Access é o seu custo para manutenção e implementação. Em comparação com outros aplicativos, o Access possui custos mais baixos. Além disso, uma de suas ferramentas, permite a integração com o Word e o Excel. Todo os dados criados no aplicativo pode ser compartilhado na internet, caso isso seja algo necessário para você em um determinado momento.
O Access já vem com alguns modelos de banco de dados, desta forma basta apenas que você preencha com as informações, mas se deseja algo mais específico e completo, também pode criar campos que sejam necessários para os dados que deseja armazenar.
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