Qualquer empresa que queira trabalhar bem e alcançar o sucesso precisa entender que a comunicação interna tem um papel extremamente importante, pois, além de manter o alinhamento da equipe, também motiva os funcionários e os mantêm satisfeitos. Para conseguir resultados satisfatórios, uma empresa precisa dominar ferramentas de comunicação, escolhendo entre as melhores para aplicar em sua comunicação interna.
A comunicação interna é um conjunto de ações que objetivam transmitir de maneira fácil mensagens que são relevantes dentro de uma empresa. Ela é fundamental, pois consegue engajar os colaboradores e alinhar os discursos dentro da corporação. Para desenvolvê-la, as organizações precisam conhecer o perfil de seu público, pois, dessa maneira, conseguem identificar as melhores estratégias para serem adotadas.
Pensando no atual contexto de isolamento social, devido à pandemia do novo coronavírus, selecionamos seis das melhores ferramentas de comunicação utilizadas no home office, que facilitam a comunicação entre colaboradores, equipes e gerência. Vamos explicar como essas ferramentas de comunicação funcionam e que vantagens possuem para a comunicação interna.
1. Email
O email continua sendo uma das ferramentas de comunicação interna mais utilizadas pelas empresas. Apesar de parecer algo antigo ou ultrapassado, o email ainda é muito importante e está presente em praticamente todas as corporações. Funciona muito bem como uma ferramenta de comunicação, visto que a maioria dos colaboradores já abre seu email assim que começa o dia de trabalho. É útil para informar sobre reuniões, novidades e imprevistos.
Além disso, trata-se de uma ferramenta de comunicação interpessoal muito acessível, visto que é possível acompanhar seu email estando em casa, na rua ou viajando, por meio do computador ou smartphone. Por esse motivo, o e-mail é especialmente útil para profissionais que trabalham por home office.
Deve-se tomar cuidado, apenas, para não acabar perdendo tempo com essa ferramenta. Não é incomum encontrar pessoas que interrompem um processo produtivo para olhar ou responder um email assim que o recebem, ou que passam horas limpando sua caixa de entrada.
2. Intranet
A intranet é um sistema restrito, ao qual apenas funcionários têm acesso. Por meio dela, pode-se divulgar informações via web aos usuários que fazem parte do cadastro. Além de fornecer informações, também é possível divulgar produtos e treinamentos, o que contribui para o crescimento do colaborador. A intranet proporciona uma comunicação padronizada a todos os funcionários, de fácil alcance e acesso.
Quando é bem aplicada, permite a centralização de informações que seriam divulgadas por outras ferramentas de comunicação, como o jornal e os murais. Por isso, também é uma importante aliada do trabalho remoto.
3. Rede social corporativa
Desde que surgiram, as redes sociais mostraram que revolucionariam a maneira como a sociedade se comunicava até então. Seu impacto foi tão grande que passaram a ser utilizadas também no meio corporativo. Assim, surgiu a RSC (Rede Social Corporativa), como uma das ferramentas de comunicação.
Apesar de ser mais recente, a RSC pode ser uma boa escolha para sua empresa, visto que tem um funcionamento semelhante ao das demais redes sociais. É como se fosse uma intranet mais avançada. Lembrando que seu uso é somente interno, e não para o público externo, por isso não confunda a RSC com o uso de redes sociais feito pelo marketing.
A RSC favorece uma comunicação mais horizontal, aproximando diferentes áreas existentes na empresa, o que contribui para um maior engajamento entre funcionários. Esta ferramenta de comunicação tem um custo baixo e é uma plataforma em nuvem, em que todas as pessoas podem participar.
4. Reuniões
A reunião é um tipo de ferramenta indispensável para a comunicação interna, pois, por meio dela, pode-se discutir ideias, estabelecer metas, fazer planejamentos, fornecer e obter feedbacks. As reuniões são oportunidades de os funcionários exporem suas ideias e tirarem eventuais dúvidas.
Contudo, devido ao isolamento social, não é mais possível fazer reuniões presenciais. Como alternativa, o que tem sido feito são videoconferências, que funcionam de maneira semelhante às reuniões. Esta ferramenta é útil, inclusive, mesmo em trabalhos presenciais, já que nem sempre os líderes estão no mesmo ambiente que os funcionários devido à reuniões externas ou viagens, por exemplo. Em casos assim, uma chamada por vídeo pode resolver a situação e evitar atrasos.
Além de reuniões, também é possível fazer entrevistas, negociações, conversar com clientes, fornecedores e investidores por meio de videoconferências.
Alguns softwares bastante conhecidos, disponíveis para computadores, smartphones e tablets, são Skype, Hangouts, Viber e Zoom.
5. Newsletter
Grande parte das empresas de sucesso adotam um jornal como ferramenta de comunicação interna. Seja impresso ou digital, é uma maneira de comunicar informações relevantes da empresa para todos os funcionários. Cada jornal é de um jeito e, entre as possibilidades, está a de criar seções, com temas variados.
Sabemos que a eficiência de uma comunicação interna vai depender de diversos fatores, inclusive de sua capacidade de inovação. Por isso, hoje em dia fala-se muito em newsletter, que é um boletim informativo transmitido via email. Além de ser uma maneira mais moderna de fazer a comunicação interpessoal, sua distribuição é mais simples e funciona muito bem no home office.
O correto é adotar uma periodicidade para o envio da newsletter, que pode ser semanal, mensal, trimestral…
6. Drives compartilhados
Ter arquivos com dados e informações relevantes, mas não haver uma maneira fácil e prática de acessá-los, pode atrapalhar bastante o desempenho e a agilidade de diversos processos. Pense em como a produtividade é afetada quando um funcionário precisa ficar pedindo arquivos ou atualizando planilhas para só depois enviá-las. Não seria mais fácil se todos tivessem acesso aos arquivos em sua totalidade?
Uma empresa que ainda não trabalha com drives compartilhados pode estar perdendo tempo precioso, além de correr o risco de comprometer a exatidão e a segurança de dados e informações. Por ficarem armazenados na nuvem, tem-se a garantia de que esses dados não serão perdidos e que podem ser acessados de qualquer lugar, além de ser possível ver as alterações feitas (quando e por quem).
Com essa ferramenta de comunicação interna, os funcionários podem compartilhar arquivos, como documentos, planilhas, imagens, etc., de forma rápida, fácil e acessível.
Alguns dos softwares de drives compartilhados mais conhecidos são Google Drive, DropBox e OneDrive.
Tecnologia: uma aliada das ferramentas de comunicação
Graças à globalização e às revoluções tecnológicas, grande parte do mundo se tornou digital. Nos comunicamos de maneira digital; e não é diferente com a comunicação interna de uma empresa.
Não é incomum vermos diversas empresas passando por problemas de engajamento ou produtividade de funcionários devido à falhas de comunicação. Existe um grande fluxo de informações correndo todos os dias pelos corredores de uma empresa. E, mesmo em modalidade remota, as informações continuam a correr. Por isso, é preciso planejar o modo como a comunicação interpessoal se dá, para evitar que informações mentirosas sejam espalhadas e ainda manter um fluxo informacional satisfatório e eficiente.
Hoje, as ferramentas de comunicação podem contar com a internet, computadores, smartphones, softwares e redes sociais. Tudo isso facilitou a comunicação interna, mesmo que ainda existam desafios. A tecnologia é uma grande aliada. Use-a a seu favor! A chave está em escolher a ferramentas corretas e mais adequadas ao seu público e negócio.
Conclusão
Além das ferramentas de comunicação, existem outras maneiras de melhorar a comunicação interna de uma empresa. A cultura organizacional, por exemplo, também é um aspecto muito importante, além de outros. É essencial sempre buscar mais conhecimento. Mas, as ferramentas que citamos acima já são uma maneira de conseguir bons resultados.
É importante lembrar também que o sucesso das ferramentas de comunicação citadas vai depender de como serão aplicadas, como ocorrerá sua divulgação e em qual frequência.
Como cada ferramenta de comunicação tem sua própria finalidade e objetivos, é interessante combiná-las e fazerem trabalhar em conjunto. O importante é fazer com que a ferramentas de comunicação gerem uma comunicação interna eficiente, pensando no bem da empresa e de todos os colaboradores.
