Não faz muito tempo que o trabalho remoto parecia praticamente impossível de funcionar. No entanto, hoje sabemos que seu funcionamento não é só possível, como também pode ser extremamente eficiente.
O momento que estamos vivendo agora, com a pandemia provocada pelo novo coronavírus, reforçou ainda mais a adesão ao home office. Muitas empresas e colaboradores se viram diante do desafio de adaptar seu modo de trabalho à realidade remota. Dentre os desafios que surgem, está a gestão de equipes remotas, algo que influencia diretamente no sucesso da aplicação dessa nova modalidade. Além dos desafios encontrados pelos colaboradores, os líderes também precisam se adaptar para liderar a distância, mantendo o engajamento e a produtividade de seus liderados.
Pensando em ajudar os líderes, preparamos um texto completo sobre gestão remota. Tire todas as suas dúvidas e confira excelentes dicas para descobrir como fazer uma gestão de equipes remotas de sucesso.
O que é trabalho remoto?
O trabalho remoto, basicamente, trata-se do trabalho feito a distância. O conceito é abrangente, sendo possível realizar o trabalho remoto de casa, de outra cidade, de um restaurante, coworking, etc. A modalidade tem se tornado cada vez mais comum e muitos dizem que o home office é o futuro do trabalho. Não à toa, diversos profissionais e empresas têm adotado esse estilo como temporário ou, até mesmo, permanente.
O modelo permite que o profissional tenha mais autonomia e liberdade para conduzir seu trabalho, além de contribuir para aumentar a produtividade e a capacidade criativa e reduzir o estresse. Outro fator que torna a modalidade interessante é a possibilidade de contratar os melhores candidatos, já que não há limitação geográfica.
Mas, para que isso aconteça, é necessário que a empresa realize uma boa gestão de equipes remotas. Assim como as equipes precisam de treino, os líderes também precisam estar preparados para gerir a distância. Para que seja bem executada, a gestão de equipes remotas exige disciplina e profissionalismo.
O que é gestão remota?
Sabemos que o sucesso de uma empreendimento depende, entre outros fatores, de uma liderança bem estruturada. O líder desempenha um papel determinante nos resultados de uma empresa e é capaz de modificar, positiva ou negativamente, o desempenho de um colaborador.
Com o trabalho remoto não é diferente. Assim como é preciso saber liderar um time presencialmente, também é preciso gerir equipes em home office. O papel do líder de equipes remotas é semelhante ao papel do líder presencial. Ele deve motivar seu time, prepará-lo para atingir metas, fortalecer a comunicação e a confiança entre os membros da equipe e entre líder e liderado.
Não é incomum encontrar bons líderes que acabam tendo dificuldades em liderar a distância, pois é preciso se adaptar à nova realidade, equilibrando uma gestão que é firme, mas ao mesmo tempo flexível.
Quais os desafios da gestão de equipes remotas?
Apesar de o trabalho remoto ter uma série de vantagens e benefícios, é certo que ele enfrenta grandes desafios, principalmente porque há dois grandes pontos que geram tensão.
Por um lado, o gestor encontra dificuldades para delegar tarefas que permitem ao colaborador ter certa autonomia. Isso acontece porque muitos gestores não confiam em seus colaboradores o suficiente para permitir que desenvolvam seu trabalho sem uma supervisão a todo momento.
Do outro lado, está o colaborador. Embora não exista somente um perfil de funcionário, não é incomum encontrar colaboradores que acabam diminuindo sua produtividade e ritmo de trabalho no home office. Isso acontece devido à mudança no paradigma de trabalho, que passa a ser sem horários fixos, sem observação constante e sem a companhia do gestor e dos colegas.
Por isso, antes de apresentarmos as dicas para fazer a gestão de equipes remotas, separamos, abaixo, os principais desafios enfrentados ao adotar esse modelo:
- Colaboradores com baixa produtividade: sem ter um gestor sempre por perto, somado a problemas de motivação e comprometimento, os colaboradores diminuem sua produtividade e resultados;
- Colaboradores com dificuldade de desenvolver o sentimento de pertencimento: com a forma de contato diferente, alguns colaboradores podem sentir que não pertencem à equipe. Ao se sentirem isolados e desmotivados, tendem a querer procurar outras opções de emprego;
- Colaboradores trabalhando sem um objetivo claro: mesmo que estejam sendo produtivos, a falta de propósito e direcionamento vai fazer com os resultados não agreguem tanto valor à estratégia que a empresa possui;
- Colaboradores deixam de respeitar seu gestor: como o home office provoca a sensação de liberdade e autonomia, alguns colaboradores podem ignorar a figura do gestor, por achá-lo dispensável. Eles trabalham como querem, deixando de lado as instruções em boa parte das vezes.
Como fazer a gestão de equipes remotas?
Chegamos ao coração do texto. Sabemos que fazer a gestão de equipes remotas pode não ser fácil, ainda mais diante dos desafios que esse modelo de trabalho representa. Mas, lidar com a distância e adaptar as formas de trabalho sem perder o ritmo, a produtividade e, principalmente, o relacionamento entre líder e liderado, é possível.
Confira 10 dicas importantes para fazer uma gestão de equipes remotas de sucesso:
1. Faça um planejamento bem estruturado
O primeiro passo de todo empreendimento de sucesso é o planejamento. E quando se fala de gestão de equipes remotas, planejar é ainda mais importante.
Defina bem as atividades, prazos e os colaboradores responsáveis por cada tarefa. Considere, também, imprevistos e dificuldades que podem surgir para se preparar para lidar com cada situação.
2. Estabeleça horários de trabalho adequados
Embora o home office permita horários mais flexíveis, as equipes remotas precisam de limites que vão ajudar, inclusive, a separar a vida pessoal da vida profissional. Com isso definido, você auxilia seu colaborador a estabelecer uma rotina.
Se houver colaboradores trabalhando em fusos horários diferentes, é preciso tomar alguns cuidados para evitar desconfortos de ligações fora do horário de trabalho ou dificuldades em se comunicar com o outro na hora necessária, por exemplo. Se esse for o caso, o gestor vai precisar conversar com cada membro da equipe para discutir seus horários. Ao mesmo tempo em que deve haver respeito ao tempo do outro, deve-se definir o que é melhor para a equipe como um todo.
3. Defina os processos e os objetivos com clareza
Se você quer resultado, tanto o gerenciamento a distância como o presencial precisam ter processos e objetivos claros. Se o colaborador não entender muito bem o que precisa ser feito, o que se espera dele e qual é o seu propósito, dificilmente conseguirá alcançar as metas de maneira satisfatória.
4. Promova reuniões periódicas
As reuniões periódicas ajudam os membros da equipe a alinharem o andamento dos processos e também servem para que o gestor acompanhe a evolução das tarefas e dos projetos. Elas também vão indicar se será preciso reforçar uma ação ou mudar de estratégia.
As reuniões podem ser realizadas em videoconferências, nas quais deve-se:
- Promover o diálogo;
- Fazer análises de desempenho;
- Fornecer feedbacks;
- Atualizar-se acerca dos resultados;
- Conhecer os desafios e dificuldades que os funcionários têm enfrentado;
- Promover a integração entre os colaboradores;
- Criar um senso de pertencimento.
5. Busque a transparência das ações
O trabalho remoto está bastante suscetível a diminuir ou perder a transparência em atividades. Para evitar que isso aconteça, o gestor pode pedir aos seus colaboradores que documentem suas rotinas. Isso vai mostrar como têm trabalhado, evitando que os colegas pensem que um está trabalhando mais do que o outro e também evitando queixas de clientes quanto a processos e prazos que não foram cumpridos adequadamente.
Além disso, também é fundamental documentar os processos: armaze e-mails, registros, arquivos da nuvem e qualquer tipo de produção. Isso vai evitar falhas, perda de informação e erros comunicativos.
Também é importante ter comprovações, contratos e documentos legais. Ao formalizar as ações do time remoto, você conseguirá mapear as tarefas e diminuir os erros.
6. Preocupe-se com a comunicação
Tenha uma boa comunicação com seus liderados e incentive a comunicação entre eles. É comum termos a tendência de sermos práticos e objetivos em trocas de e-mails e mensagens. Porém, detalhar mensagens, promover discussões, incitar questionamentos, fazer descrições mais completas e oferecer feedbacks vai contribuir para diminuir as dúvidas, evitando que ocorram imprevistos e confusões.
7. Reforce a cultura organizacional
Como cada colaborador trabalha de um lugar, é ainda mais importante reforçar a cultura organizacional, para evitar que os funcionários acabem negligenciando os valores, a missão e a visão da empresa.
Uma maneira de reforçar a cultura organizacional é produzindo uma newsletter periódica, com informações sobre conquistas da empresa, novos clientes, premiações, etc.
Para saber mais sobre cultura organizacional, acesse nosso material clicando aqui.
8. Conheça seus funcionários e fortaleça vínculos
Aprenda sobre os membros da equipe. Além de saber sobre seus pontos fortes e fracos, conheça seus gostos, interesses, objetivos e personalidade. Dessa forma, fica mais fácil se comunicar da maneira adequada com cada colaborador. Hoje, existem várias ferramentas que possibilitam uma excelente comunicação instantânea, fazendo com que seja possível conversar e trocar ideias durante o expediente.
Mesmo que um colaborador esteja distante do outro, procure fortalecer o vínculo entre eles. Uma relação de confiança e troca mútua vai auxiliar o time a conseguir bons resultados.
9. Entenda sobre a diversidade cultural
Em uma mesma empresa ou equipe podem trabalhar pessoas com culturas, hábitos e costumes diferentes. Todavia, essa diversidade cultural pode acabar gerando alguns conflitos. Para evitar que isso aconteça, o gestor deve conscientizar os colaboradores sobre essa questão, promovendo uma mentalidade de igualdade, respeito e celebração da diversidade. Também é fundamental compreender as diferentes formas de pensamento e modo de trabalho.
10. Faça uso de ferramentas de gestão
Existem diversas ferramentas que podem ajudar na gestão de equipes remotas. Elas facilitam o gerenciamento de tempo e tarefas, contribuindo para o cumpromento de prazos. Confira quinze dicas que separamos:
- Asana;
- Dropbox;
- Dropbox Paper;
- Operand;
- When I Work;
- Trello;
- We Transfer;
- Slack;
- Google Drive;
- Buffer;
- Evernote;
- Whereby;
- IDoneThis;
- Cisco WebEx Meetings;
- LastPass.
Por que é importante aprimorar a gestão de equipes remotas?
Quando pensamos no futuro do trabalho, percebemos que home office tem parte ativa. A tecnologia nos permitiu trabalhar com eficiência e qualidade mesmo a longas distâncias, e, à medida que o tempo passa, mais a modalidade remota ganha espaço entre empresas e profissionais. No entanto, isso representa desafios. E, as empresas que querem garantir seu espaço e fazer parte do futuro do trabalho precisam saber como realizar a gestão de equipes remotas.
Com as dicas acima, é possível garantir um excelente trabalho.
