A gestão de tempo geralmente gira em torno da capacidade de usar o tempo de forma produtiva e eficiente, especialmente para trabalho, negócios e estudos. Todo mundo tem as mesmas 24 horas em um dia, mas algumas pessoas parecem ser muito mais produtivas com esse tempo do que outras. A gestão de tempo, na verdade, é sobre como gerenciar a si mesmo, pois, na verdade, o que você precisa gerenciar é sua atenção, seu foco.
Já que não é possível guardar tempo, pedir emprestado ou guardar para uso posterior. Você só pode decidir como alocá-lo, gastando-o em atividades de maior valor em vez de baixo. O gerenciamento de tempo é um jogo de escolhas: projetos a serem executados, tarefas a serem executadas, rotinas a seguir.
Adotar boas técnicas de gerenciamento de tempo em sua vida não significa espremer o máximo de tarefas que você puder em seu dia. Trata-se de simplificar como você trabalha, fazer as coisas mais rapidamente e fazê-las melhor. Ao fazer isso, você terá mais tempo para fazer as coisas que adora.
Abaixo, você encontrará uma lista de algumas técnicas de gestão de tempo. Elas são um conjunto de princípios, regras e habilidades que permitem que você se concentre nas coisas mais importantes, faça mais e ajude a ser mais produtivo.
O que é a gestão de tempo?
Primeiro, é importante entendermos do que se trata a gestão de tempo de uma empresa. Em um negócio, existe a necessidade de buscar por estratégias que contribuam para trazer melhores resultados e reduzir custos sem que isso afete a experiência de clientes e de profissionais.
Nesse sentido, a gestão de tempo se refere a um processo de organização de tarefas. Para isso, as lideranças auxiliam as suas equipes a contar com um bom planejamento, além de acompanhar a execução das demandas para um melhor aproveitamento do tempo.
Isso pode ser feito por meio de diversas metodologias ou ferramentas. A partir do uso de OKRs, por exemplo, existe a possibilidade de entender onde está e para onde quer chegar, bem como traçar planos de ação para obter sucesso nesse sentido.
Quais as vantagens da gestão de tempo?
Selecionamos, ainda, algumas das principais vantagens de contar com uma gestão de tempo eficaz.
Menos retrabalho
Um dos fatores que mais impactam a produtividade e a motivação de uma equipe é o retrabalho. Se isso ocorrer, há os riscos de impactar o relacionamento com o cliente, de deixar a equipe sobrecarregada e estressada e de atrasar prazos.
Quando há uma gestão do tempo eficaz, o planejamento também é mais preciso. Consequentemente, dificilmente uma demanda será executada com o tempo corrido, o que proporciona uma conclusão de trabalhos com mais qualidade e com mais análise por parte da equipe.
Além de contar com uma boa gestão do tempo, também é indicado:
- realizar contínuos treinamentos com a equipe;
- alinhar comunicação com todo o time;
- planejar e definir metas, entre outros.
Melhoria no relacionamento entre gestão e profissional
O relacionamento entre lideranças e liderados se torna importante para que haja mais engajamento das pessoas com a rotina de trabalho. Consequentemente, vai haver menores taxa de turnover e absenteísmo, o que impacta de forma positiva tanto a imagem da empresa quanto os números do negócio.
Devemos sempre levar em consideração que desligar e contratar pessoas gera gastos para o negócio. Se isso ocorrer com frequência, os projetos não terão o andamento exigido, bem como vai haver prejuízos para o clima organizacional (percepção de pessoas em relação às políticas, práticas e processos do negócio).
Administrar melhor as metas
Por fim, a gestão do tempo possibilita administrar melhor as metas do negócio. Se não tiver um bom planejamento, o trabalho será dedicado para a solução de problemas. Com isso, perde o foco estratégico das diferentes funções, impedindo o crescimento saudável da empresa.
Quais são as principais técnicas de gestão de tempo para melhorar a sua produtividade?
A seguir, selecionamos algumas das principais técnicas quanto a gestão de tempo que contribuem de forma significativa para melhorar a produtividade.
Regra 80/20
A “Regra 80/20”, também conhecida como Princípio de Pareto, diz que 80% de seus resultados são provenientes de 20% de suas ações. É uma maneira de visualizar o uso do seu tempo, priorizar suas tarefas escolhidas em relação a suas metas mais importantes. Você está se concentrando nos 20% das atividades que produzem 80% dos resultados desejados?
Sistema “4D”
Analise as atividades da seguinte forma:
- Delete: Quais são as consequências de não executar a tarefa? Considere a regra 80/20; talvez determinada tarefa não precise ser feita em primeiro lugar;
- Delegue: Se a tarefa for importante, pergunte a si mesmo se realmente é algo que você é responsável por fazer. A tarefa pode ser delegada a outra pessoa;
- Do it now: adiar uma tarefa importante que precisa ser feita só cria sentimentos de ansiedade e estresse. Faça isso o mais cedo possível;
- Defer: Do inglês, adiar. Se a tarefa não puder ser concluída rapidamente e não for um item de alta prioridade, basta adiá-la.
- Técnica do frasco de vidro: pedras, cascalho, areia e água.
Categorize suas tarefas entre pedras, cascalho, areia e água. A ideia é começar pelas pedras como se tivesse enchendo um frasco de vidro, elas são estratégicas para a entrada do cascalho e posteriormente da areia e a água. Se não começar com os itens estratégicos importantes, as rochas, então seu pote se encherá rapidamente sem espaço para os demais.
Regra dos dois minutos
Talvez a regra mais simples a ser seguida. Se a tarefa pode ser feita em dois minutos, basta fazê-la. Não inclua na sua lista de tarefas, não coloque-a para mais tarde ou delegue para outra pessoa, apenas faça. Porém se demorar mais de dois minutos, inicie. Depois de começar você pode manter a bola rolando, basta trabalhar na tarefa por dois minutos para ajudá-lo a romper a primeira barreira da procrastinação.
Defina metas SMART
Para chegar a algum lugar, você precisa saber para onde está indo. Você também precisa ser capaz de medir seu progresso. As metas SMART são Específicas, Mensuráveis, Realistas e determinadas por um período. Avaliar a gestão de tempo também faz parte do gerenciamento. Por isso crie metas específicas que você consiga mensurar e que seja realistas, ou seja, que você sabe que será possível realizá-las, por exemplo: finalizar 3 relatórios até quarta feira. Assim você compreende mais seu ritmo e avalia seu desenvolvimento.
Além dessas técnicas existem meios de organizar tarefas de uma forma onde você consiga enxergar exatamente o que é preciso fazer durante o dia. Com ajuda de ferramentas de gestão de tarefas, é possível criar listas.
Elas são um redutor de estresse, pois quando você organiza o que é preciso ser feito automaticamente já começa a pensar em como fazê-las aliviando a tensão. As listas também fornecem um registro de seus esforços. E, quando uma tarefa é concluída, você tem a recompensa de verificar itens como concluídos.
Aqui estão algumas táticas adicionais de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a usar seu tempo de forma eficaz:
Priorize
Talvez seja necessário concluir as metas em uma determinada ordem, e isso é especialmente verdadeiro para as tarefas. Algumas tarefas precisam ser realizadas imediatamente, outras não. Aprender a diferença entre itens urgentes e importantes pode ajudar.
Entenda a Diferença Entre Eficiência e Eficácia
A eficiência é estar fazendo as coisas direito e a eficácia é fazer as coisas certas. Caso você esteja se perguntando se é melhor ser eficiente ou eficaz, a resposta é: as duas virtudes são ótimas para qualquer profissional. Na medida do possível, você deve ser eficiente e eficaz na mesma medida.
Aprenda a dizer não
Quando outras pessoas fazem solicitações a você, essas tarefas podem ser importantes para elas, mas entram em conflito com seus objetivos mais importantes. Embora seja ótimo ser um membro da equipe, também é importante saber quando e como ser assertivo e deixar a pessoa saber que você não pode lidar com a solicitação no momento. Se você concordar em assumir a tarefa, negocie um prazo que os ajude a alcançar os objetivos sem sacrificar os seus próprios.
O trabalho pode e deve ser leve e prazeroso. Tem que haver motivação, paixão, criatividade e produtividade. Se você não gosta de absolutamente nenhuma das suas tarefas, nenhuma técnica de gerenciamento de tempo no mundo pode ajudá-lo.
Aplique essas técnicas de gestão de tempo como uma forma de maximizar sua felicidade no trabalho, não a quantidade de tempo que você gasta trabalhando. E use o tempo recém-descoberto nas atividades que você valoriza, como passar tempo com sua família, trabalhar em projetos paralelos, praticar um hobby ou desenvolver suas habilidades.
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