Você já ouviu falar em matriz SWOT? Trata-se do resultado da análise SWOT, também conhecida como análise FOFA, uma ferramenta bastante conhecida de administração estratégica. Embora seja baseada em um conceito relativamente simples, a matriz SWOT pode trazer excelentes resultados, quando feita e aplicada da maneira correta.
Portanto, se você quiser saber como funciona a análise FOFA e, ainda, como montar uma matriz SWOT corretamente, continue acompanhando este texto.
O que é análise SWOT?
A análise SWOT, ou análise FOFA, está dentro da Gestão do Desempenho Empresarial. Ao mesmo tempo que se configura como uma das ferramentas mais simples, é extremamente útil para entender acerca da situação atual e fazer projeções para o futuro baseando-se na captação de informações importantes.
O termo SWOT é a sigla para as palavras inglesas Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats, que significam, respectivamente, Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, formando a sigla FOFA em português.
A Matriz SWOT contém uma avaliação da empresa, considerando suas forças e fraquezas (fatores internos) e também as oportunidades e ameaças que possui (fatores externos).
Entenda melhor, abaixo, o que significa cada quadrante de uma matriz SWOT.
Os 4 quadrantes da matriz SWOT
A matriz SWOT é considerada uma ferramenta relativamente simples, mas não deixa de ser adequada para fazer um bom Planejamento Estratégico. Ela serve tanto para posicionar, como para verificar o posicionamento da empresa em sua área de atuação. Lembrando que a matriz SWOT pode ser utilizada para realizar qualquer tipo de análise de qualquer cenário ou ambiente, abarcando pequenas e grandes empresas ou aspectos da vida pessoal.
Para entender como colocar a análise FOFA em prática e fazer uma matriz SWOT de sucesso, é preciso compreender o conceito por trás de cada um de seus quadrantes.
S (strengths ou forças)
Como o próprio nome revela, neste quadrante devem ser listadas as forças internas, ou seja, as vantagens que a empresa possui em relação às empresas concorrentes. Algumas das perguntas abaixo podem ajudar a pensar nas forças:
- Por que os clientes escolhem seu negócio?
- Qual é a sua maior vantagem competitiva?
- Quais são os seus melhores processos e atividades?
- Quais são os seus melhores produtos?
- E os seus melhores recursos?
W (weaknesses ou fraquezas)
Neste quadrante, é necessário fazer o oposto do que foi feito no quadrante anterior. Nele, deve-se pensar nas fraquezas internas da organização, ou seja, as desvantagens que possui em relação aos concorrentes. Pense quais são as fraquezas que prejudicam o negócio de alguma maneira.
Perguntas que podem ajudar a pensar:
- Os funcionários são bem capacitados?
- As matérias-primas têm boa qualidade?
- Os processos são confiáveis?
- Você conhece bem a sua concorrência?
- Quais são seus maiores gastos?
O (opportunities ou oportunidades)
As oportunidades são os aspectos que possuem potencial para fazer a empresa crescer, ou seja, forças externas que podem influenciar o negócio de maneira positiva. Lembrando que, diferente das forças e fraquezas, as oportunidades, assim como as ameaças (veremos mais abaixo) são fatores externos, por isso, não há como influenciar estes aspectos. Contudo, é muito importante conhecê-los para que a empresa esteja preparada para aproveitar cada oportunidade. Confira algumas perguntas que podem ajudar a reconhecer oportunidades:
- Existe alguma redução de impostos temporária que pode ser benéfica?
- Está acontecendo algum evento cultural ou esportivo na região que possa ser aproveitado?
- Há alguma política pública de ampliação de crédito que possa ajudar a melhorar suas vendas?
T (threats ou ameaças)
Por fim, temos mais um fator externo: as ameaças. Elas são o oposto das oportunidades, já que podem prejudicar o planejamento estratégico e os resultados da empresa. Por isso, elas devem ser observadas e tratadas com cuidado.
Neste quadrante, observe, também, as perguntas anteriores acerca do cenário econômico, mas olhe pela ótica negativa:
- Há alguma nova política de tributação que possa afetar sua margem de contribuição?
- Tem algum concorrente entrando em seu mercado que mereça atenção?
- A variação cambial pode afetar a importação de matérias-primas, tornando-a pouco viável?
Matriz SWOT: visão do ambiente interno X ambiente externo
Como vimos acima, os quatro quadrantes se dividem em duas óticas: ambiente interno e ambiente externo.
Ambiente interno
Quando analisamos as forças e as fraquezas, estamos analisando fatores do ambiente interno, que, por isso, podem ser gerenciados pela empresa, diferente dos fatores do ambiente externo.
Dentro do ambiente interno é possível controlar vários aspectos da empresa, como sua capacidade intelectual, recursos tecnológicos, cultura organizacional, ações de comunicação e marketing, etc.
Se a empresa conhece suas forças, pode trabalhar para mantê-las e torná-las cada vez mais fortes. De forma semelhante, ao conhecer suas fraquezas, pode agir para corrigi-las e evitá-las. Dentro da análise de forças e fraquezas, é preciso avaliar aspectos, como:
- Reputação;
- Tempo de mercado;
- Localização;
- Recursos financeiros;
- Recursos humanos;
- Gestão;
- Criação e produção;
- Materiais, equipamentos, imóveis, etc.;
- Comunicação/marketing;
- Tecnologia;
- Acesso à matéria-prima;
- Atendimento;
- Relacionamento estratégico com outras empresas.
Ambiente externo
Dentro da perspectiva do ambiente externo, encontram-se as oportunidades e as ameaças, que são fatores externos à organização. Embora não tenha como manipulá-los diretamente, é preciso conhecê-los e monitorá-los, para saber como aproveitar as oportunidades e como lidar com as ameaças.
No ambiente externo encontram-se questões relacionadas à concorrência, crises econômicas, política, mudanças de legislação, taxas de juros, desastres ambientais, etc.
A análise FOFA do ambiente externo envolve o microambiente e o macroambiente.
Microambiente
Dentro do microambiente encontram-se questões do setor de atividade da empresa, como:
- Clientes, que envolve seu comportamento, poder de negociação e troca, etc.;
- Concorrentes (quantidade em sua região, seu relacionamento com eles, nível de rivalidade);
- Fornecedores (poder de negociação de ambos);
- Entidades de classe, que envolve a maneira como estão organizadas e se têm poder de pressão.
Macroambiente
O macroambiente, por sua vez, é mais abrangente, e se refere a tudo que está além da empresa e de seu segmento. Nesse sentido, é importante analisar questões econômicas, tendências sociais, etc., e como podem influenciar seu negócio. Alguns aspectos a serem observados são:
- Economia: inflação, renda populacional, consumo;
- Política e legislação: novos governantes, projetos de lei, correntes ideológicas;
- Sociedade e cultura: costumes, valores, hábitos de consumo;
- Demografia: crescimento da população, taxa de natalidade e nível de escolaridade;
- Tecnologia: surgimento de novas tecnologias e processos operacionais;
- Meio ambiente: desastres naturais, poluição, escassez de matéria-prima.
Como criar uma matriz SWOT?
Para montar sua matriz SWOT, você vai precisar criar uma planilha no Excel ou, até mesmo, usar uma cartolina, e dividi-la em quatro quadrantes. Em cada um deles, você deve listar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
Depois disso, a grande sacada está em cruzar as informações e pensar em planos de ações para aproveitar as forças e as oportunidades e para reduzir as fraquezas e as ameaças.
Para facilitar, separamos, abaixo, um passo a passo do que deve ser feito:
- Comece fazendo um brainstorm com sua equipe;
- Analise os fatores internos;
- Analise os fatores externos;
- Monte sua matriz SWOT;
- Transforme a análise FOFA em estratégia.
1. Comece fazendo um brainstorm com sua equipe
O primeiro passo da análise FOFA é reunir a equipe para discutir pontos e fazer o levantamento de informações. Adote o modelo de brainstorming e deixe a conversa livre. Como falamos diversas vezes, a análise SWOT não é uma ferramenta trabalhosa, por isso, não encare esse brianstorm como uma pesquisa profunda. A intenção é que seja feita uma análise mais ágil. Procure captar as percepções do que ocorre no dia a dia do negócio e só depois, se preciso, aprofunde a pesquisa. Seja bastante realista nessa etapa para não ter problemas com os resultados finais.
2. Analise os fatores internos
A análise FOFA começa olhando para dentro do próprio negócio, observando as primeiras letras da sigla: forças e fraquezas. Como dito acima, os fatores internos são de controle da empresa e, por isso, são mutáveis. Se a análise identificar a localização como uma fraqueza, por exemplo, é possível mudar a sede para outro local, diferente do que acontece com fatores externos.
Lembrando que as forças e fraquezas determinam se a empresa está em vantagem ou desvantagem em relação à concorrência. Como podem surgir diversas características, você pode analisar o mais importante, que são os fatores-chave de sucesso. Identifique os atributos essenciais para o mercado no qual a empresa está inserida e qual é sua situação em relação a esses atributos.
3. Analise os fatores externos
Depois de analisar os fatores internos, deve-se analisar os fatores externos – as duas letras restantes: oportunidades e ameaças. Identifique esses fatores, como podem impactar seu negócio e, depois, pense em como vai lidar com eles. Embora não seja possível controlá-los diretamente, é certo que as empresas atentas às movimentações externas estão mais preparadas para agarrar oportunidades e lidar com adversidades. Lembrando que, dentro dos fatores externos, devem ser analisados o micro e o macroambiente.
4. Monte sua matriz SWOT
Depois de fazer um brainstorm e anotar todas as informações levantadas, é hora de resumir. A matriz SWOT deve ser montada com objetividade, proporcionando uma visualização rápida de todas as informações necessárias. Por isso, evite frases muito longas. Selecione o que for mais relevante e escreva em tópicos sucintos, em ordem de relevância.
Nos quadrantes superiores da matriz, coloque os fatores internos (forças e fraquezas), e, nos quadrantes inferiores, coloque os fatores externos (oportunidades e ameaças). Posicione os fatores positivos (forças e oportunidades) à esquerda, e os pontos negativos (fraquezas e ameaças) à direita, como pode ser observado na imagem abaixo. Dessa maneira, será possível visualizar de maneira mais clara o que é preciso analisar, cruzar as informações e, depois, pensar em estratégias.
5. Transforme a análise FOFA em estratégia
Após construir sua matriz SWOT, já é possível tirar algumas conclusões. Pense se, diante das fraquezas e das ameaças, será possível realizar o projeto que você tem em mente. Muitas vezes, a matriz SWOT vai servir para mostrar que ainda não é o momento de tirar o projeto do papel ou que ainda é preciso melhorar em determinados pontos.
No entanto, se a análise FOFA revelou que o projeto é viável, pode ser a hora de colocá-lo em prática, certo? A partir das informações contidas na matriz SWOT, trace estratégias para o projeto. Basicamente, use as estratégias para atingir os seguintes objetivos:
- Potencializar forças;
- Controlar ou corrigir fraquezas;
- Aproveitar oportunidades;
- Minimizar ameaças.
Contudo, é importante ir além da visualização individual de cada quadrante na criação de estratégias. Os quadrantes se relacionam entre si e podem ajudar a atingir os objetivos listados acima. Use a matriz SWOT para cruzar as análises. Você pode fazer as seguintes relações:
- Forças + oportunidades: como as forças da empresa podem maximizar as oportunidades?
- Forças + ameaças: como as forças podem minimizar as ameaças?
- Fraquezas + oportunidades: como as fraquezas podem ser corrigidas para aproveitar as oportunidades?
- Fraquezas + ameaças: como as fraquezas podem ser corrigidas de modo a minimizar as ameaças?
Nesse momento, você pode focar em estratégias mais superficiais e, posteriormente, detalhar as ações.
Onde utilizar a matriz SWOT?
Você pode tanto fazer uma matriz SWOT profissional, como uma matriz SWOT pessoal. Se você quer realizar um novo projeto seja pessoal ou profissional, a análise FOFA pode ajudar, pois, ao avaliar os cenários, o projeto tem mais chances de sucesso. Ao fazer uma matriz SWOT, você analisa melhor a situação antes de tomar uma decisão importante, afinal ela envolve a análise de interesses, objetivos, prós, contras, etc.
Não à toa, a análise FOFA é utilizada como base para a gestão, sendo uma maneira prática – e visual – de enxergar o cenário. E, sempre que desejar realizar um novo projeto, vale a pena revisar alguns pontos de sua matriz SWOT, para garantir que as informações estejam sempre atualizadas.
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