A comunicação é uma característica da sociedade desde seus primórdios. Podemos dizer, ainda, que ela é mais que uma característica. É parte da essência da humanidade. E é precisamente por esse motivo que se comunicar da maneira correta é a chave para o sucesso de relacionamentos, carreiras e também de uma empresa.
Você já deve ter percebido em sua empresa que muitos problemas permanecem principalmente porque falta uma comunicação clara. Como se pode resolver um problema se os envolvidos não conversam? É exatamente para evitar que isso aconteça, além de outras vantagens, que existem as reuniões one on one.
Mas, o que elas são e o que significa esse nome? Não se preocupe. Nós estamos aqui para esclarecer todas as suas dúvidas. Se você quiser saber mais sobre as reuniões one on one, seus benefícios e como implementá-las, continue como a gente.
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O que é uma reunião one on one?
Bom, antes de tudo, vamos entender seu significado. O nome one on one significa que a reunião acontece de um para um, entre duas pessoas. De forma resumida, uma one on one é uma reunião entre um líder e um membro da equipe. Essa reunião gira em torno de dois temas básicos: o que está indo bem e o que precisa ser mudado.
Vantagens da one on one
Fazer essas reuniões individuais é muito importante para o sucesso da equipe e consequentemente da empresa. Elas ajudam líderes e liderados de igual forma. Enquanto o líder consegue ter uma visão mais íntima e apurada da realidade, o liderado esclarece possíveis dúvidas e tem claro em sua mente quais são os objetivos a serem cumpridos.
A one on one ajuda a identificar o que precisa ser melhorado e esclarece os objetivos da empresa, além de servir como uma espécie de coaching de carreira. Isso faz com que os membros se sintam mais engajados e confortáveis para fazer sugestões e compartilhar suas ideias. Eles também possuem espaço para dialogar sobre sua performance e sobre pretensões de carreira. Já os líderes têm maior controle para manter os membros focados no objetivo geral da empresa e mais facilidade para fazer os feedbacks anuais, por exemplo, evitando possíveis surpresas. Tudo isso fortalece a relação entre líderes e liderados e melhora o ambiente de trabalho.
Riscos de não fazer reuniões one on one
Como vimos, as reuniões one on one ajudam e empresa como um todo, mas também de forma individual a líderes e liderados. Sem one on ones os membros podem ficar perdidos sobre o seu papel na empresa e se precisam de ajustes quanto à sua performance. Além disso, não ter essas conversas contribui para que as pessoas se sintam desmotivadas. Quando falamos da geração millennial, a situação é ainda mais crítica, porque essas pessoas têm maior necessidade de aprender e evoluir.
Outro ponto é que, quando não se fala sobre um problema, fica muito mais complicado resolvê-lo. Corre o risco de o problema se tornar muito maior lá na frente.
Lembrando que também existem os feedbacks e que são muito importantes. A questão é que eles demoram para acontecer. Por isso realizar uma reunião one on one é tão importante. Quanto mais cedo os pontos negativos forem identificados e quanto mais motivação uma pessoa tiver, melhor será seu desempenho.
Como fazer uma reunião one on one?
Antes de mais nada, é importante marcar as reuniões periodicamente. Você pode fazer isso a cada 15 dias ou uma vez por mês. Outra coisa importante é que as reuniões devem ser privadas! Somente você e o membro da equipe devem estar presentes. Dessa forma, ambos estarão mais confortáveis para discutir questões que são primordialmente individuais, além de, claro, questões da empresa.
Agora, chegou a hora de aprender como fazer sua one on one.
A dica principal é manter um padrão 80 -20, sendo 80% do tempo gasto falando sobre o liderado e 20% falando sobre a empresa.
Algumas dicas:
- Conversem sobre o que está indo bem.
- Discutam sobre os ajustes que foram definidos na última reunião. (Faça isso para avaliar progressos).
- Falem sobre os objetivos gerais. (Como líder você deve deixar essa questão bastante clara).
- Mostre quais são as contribuições do membro para a empresa.
- Analisem se as atividades de desenvolvimento e treinos estão surtindo resultado.
- Conversem se há necessidade de coaching para melhorias em pontos específicos.
- Procurem, juntos, possíveis problemas que estão atrapalhando o desenvolvimento e o trabalho do colaborador.
Esses passos são bastante básicos e podem ser retirados ou acrescentados de acordo com a necessidade do momento. Como o importante é dialogar, para conseguir que seu colaborador fale, evite perguntas confrontadoras. Ao invés disso, você pode usar perguntas como:
- Você gostaria que algo mudasse?
- Existe alguma coisa impedindo que você faça seu trabalho?
- Você quer sugerir alguma mudança?
Além de conversar sobre a situação da empresa e do colaborador, é interessante abordar sobre as aspirações que ele tem acerca de sua carreira. Essa pauta não precisa estar presente em todas as conversas – que, aliás, serão frequentes – mas é importante falar sobre isso de vez em quando.
Sugestões de perguntas
Falando sobre o liderado (80%)
- O que está passando pela sua cabeça?
- Você está satisfeito com a situação atual?
- Falta algo para você conseguir desempenhar seu cargo da melhor forma?
- Como vai sua vida pessoal?
- Como vai o trabalho?
- Quais problemas você está enfrentando?
- O que posso fazer para melhorar como chefe?
Falando sobre a empresa (20%)
- Qual é o maior problema da empresa?
- O que a empresa pode melhorar?
- Existe algo que podemos fazer mas estamos deixando de lado?
- Há algo de errado no ambiente de trabalho?
- O que te incomoda em nosso produto/serviço oferecido?
- Qual dos seus colegas você mais admira?
Dicas para realizar uma boa reunião one on one
Como mencionado acima, as reuniões precisam acontecer de forma periódica. Após estabelecer as datas, procure sempre cumpri-las e evite ao máximo desmarcar. Só desmarque se for realmente muito urgente. Essa é uma forma de demonstrar a importância das reuniões one on one e transmitir credibilidade.
Planeje bem suas reuniões. Antes de cada one on one, estruture e separe os assuntos que serão abordados.
As reuniões não precisam ser tão formais, afinal, vocês precisam estar confortáveis. Por isso, escolha bem o local. Não precisa ser necessariamente em seu escritório. Vocês podem ir tomar um café, por exemplo. Sair da empresa pode ser interessante, pois a privacidade é uma das características que fazem as one on ones darem certo.
Use o tom correto. Pense nas one on ones como um bate-papo, em que vocês devem discutir abertamente sobre as questões em pauta. Tente deixar “o poder” de lado. Ao invés de encarar como uma conversa vertical, encare como horizontal. A reunião deve ser um espaço seguro para falar de si e do trabalho.
Se você for dar um feedback ruim, faça com cuidado. Também, lembre-se da importância dos elogios e bons feedbacks. O colaborador valoriza e precisa de reconhecimento profissional.
Estabeleça uma relação de confiança entre você e o colaborador. Se em algum momento ele se sentir sabotado ou traído, provavelmente não vai mais se abrir com você da mesma forma. A confiança jamais deve ser quebrada.
Se você ainda não tem o costume de fazer reuniões one on one com sua equipe, comece agora mesmo! A one on one deve ser um hábito da empresa, pois, somente dessa forma, será possível alcançar suas vantagens e resultados.
E, agora que você já sabe mais sobre o assunto e tem as dicas para fazer sua one-on-one, não há desculpas para adiar. Mas, se você ainda estiver com dificuldades e dúvidas sobre como preparar uma boa reunião, confira nosso material. Você vai receber dicas e aprender como fazer reuniões realmente eficazes.
