Os benefícios de ter uma boa organização pessoal são muitos. Os objetivos se tornam mais claros e fica mais fácil encontrar espaço para fazer coisas que você ama. Produtividade tem tudo a ver com eficiência: fazer mais, mais rápido e com menos. Pessoas organizadas cultivam hábitos saudáveis que as ajudam a se manter no caminho certo. E isso é uma questão de hábito. Mesmo que você ache que é uma pessoa muito desorganizada, da para aprender e mudar esse cenário.
Planejar, anotar e deixar de lado as coisas desnecessárias são formas de organização bem importantes. Aqui estão alguns hábitos essenciais para organizar a sua vida:
Escreva todas as suas tarefas
Uma caneta e um papel são uma dupla simples para ajudar lembrar o que é preciso ser feito naquele dia – você pode também utilizar ferramentas de gestão de tarefas online – o importante é que você as escreva. Você só vai complicar ainda mais a sua vida se tentar manter datas e lembretes importantes apenas na sua cabeça.
Anote tudo: listas de compras, lembretes, datas importantes, reuniões e aniversários. Tente também anotar os emails das pessoas para que você precisa enviar determinada informação ou arquivo, isso vai te ajudar a criar um banco de dados de contatos profissionais e sempre que for preciso poderá consulta-lo – e também desenvolver outros métodos de memorização.
Faça agendamentos e defina os prazos
Com os lembretes escritos, esta na hora de organiza-los em caráter de urgência. As pessoas organizadas não perdem tempo porque priorizam o que deve ser feito hoje e não amanhã. Manter horários para o dia e a semana, estipular prazos e estabelecer metas ajuda no cumprimento das tarefas. Sendo assim, você acaba descobrindo que tudo o que tinha para fazer pode ser feito em menos tempo que imaginaria.
Outra dica interessante é fazer uma lista semanal de objetivos. Anote as coisas que você deseja alcançar e em seguida, anote o que você precisa fazer para alcançá-los.
Delegue tarefas para ser mais organizado
Aprenda a confiar nas pessoas com tarefas críticas em todas as áreas da sua vida. Quando você aprende a delegar tarefas de maneira eficaz, descobre que é mais fácil manter só as coisas que você não pode delegar e desafogar sua enorme lista de to-do’s.
Depois de ter delegado responsabilidades e feito um cronograma, você pode organizar o que precisa fazer e quando pode fazê-lo. Não esqueça de incluir na lista a cobrança de atividade concluída do que você delegou anteriormente.
Não procrastine: você quer resolver suas pendências!
Parece óbvio, mas quanto mais você adia, você investe mais tempo para finalizar algo. A ideia que temos quando procrastinamos é que uma só atividade tomou todo o seu tempo disponível e por isso não sobrou mais nenhuma horinha. Se você se esforça para fazer as coisas o mais rápido possível, você liberará aquele peso de fazê-lo mais tarde.
Ao anotar algo, anote também quando você pode e deve fazê-lo e se puder fazer agora, faça-o. Assim sobra tempo para encaixar mais outras coisas.
Coloque tudo no seu devido lugar
Manter sua vida organizada significa manter suas coisas em seus devidos lugares, perder tempo procurando por algo irá atrasar todas as suas demandas. Crie espaços de armazenamento de fácil acesso para as coisas que você usa o tempo todo e não deixe seus espaços de armazenamento ficarem confusos. Isso serve para o seu computador e os inúmeros arquivos que baixamos todos os dias. Saber exatamente onde estão aquelas planilhas essenciais no seu dia, poupa tempo de procura-las. Se houver itens dispersos, agrupe-os. Depois de ter classificado tudo, encontre ou crie uma pasta para itens semelhantes.
Organize suas tarefas regularmente
Encontre um tempo no começo de semana para se organizar. Por exemplo, domingo a noite antes de ir dormir, anote todas as coisas que você precisa fazer durante a semana, separe pelos dias e durante o decorrer da semana vá encaixando os imprevistos.
As coisas precisam ser reorganizadas de forma contínua e consistente. Hábitos podem ser ótimas fontes de aprendizado.
Mantenha o foco apenas no que você precisa
Ter mais coisas significa ter mais bagunça. As pessoas que vivem organizadas vivem apenas mantendo o que precisam e o que realmente querem. Uma mesa organizada por exemplo, te dá espaço para assinar um documento importante ou fazer um esboço de algum projeto.
Quando trabalhamos em um ambiente bagunçado e conturbado isso pode nos trazer stresses desnecessários e que muitas vezes não sabemos que poderíamos eliminar com uma simples organização e limpeza.
Leve a sério a organização
Seguindo as dicas você consegue desenvolver em si uma disciplina e conseguirá enxergar a longo prazo os benefícios da organização pessoal. Quando procrastinamos ou evitamos uma atividade porque ela é chata demais a ser desempenhada, ela não irá desaparecer.
O problema parece muito maior quando acumulamos coisas em um único dia.
Ficamos cansados e indispostos. Às vezes até nos culpamos por não conseguir da conta de tudo e se torna uma bola de neve difícil de controlar. Trabalhe, mas, quando estiver com vontade de desistir, o mais importante é lembrar que o que você faz é significativo e tratará benefícios no dia a dia.
Organização pessoal está diretamente ligada à gestão do seu tempo
Com o turbilhão de informações que recebemos todos os dias parece que nunca sobra nenhum minuto do dia para cuidar da casa, da família ou do mais importante: de nós mesmos. Mas é preciso saber distribuir o tempo de forma inteligente, para dar conta de tudo.
As dicas acima podem te dar um norte e ajudar a ter uma visão mais geral do que você talvez esteja errando.
Se organizamos mais as atividades em nossas vidas, ganhamos mais foco e concentração nos objetivos, definimos aquilo que é realmente importante e aquilo que pode esperar ser feito, temos mais clareza do tempo que demanda determinado processo e descobrimos mais tempo livre para se dedicar a atividades de lazer.
Mas lembre-se: criar uma organização pessoal é algo que tem que fazer sentido para você e lembrar que o que faz sentido para você talvez não faça muito para o seu colega. Criar métodos de organização é um exercício contínuo durante toda a nossa vida pessoal e profissional.
O exercício de saber encaixar o que faz sentido no seu dia a dia é um dos pontos mais importantes para facilitar suas atividades e torna-las mais eficientes e produtivas. Só assim você conseguirá perceber o impacto real em seu trabalho e vida.
