Você sabe como realizar uma reunião no home office produtiva? Que o trabalho remoto já é uma realidade para grande parte das pessoas, não é nenhuma novidade. Desde o início da pandemia da Covid-19, quando governos estaduais e municipais decretaram isolamento social, muitas empresas fecharam as suas portas provisoriamente e mandaram seus colaboradores para casa. Porém, com o passar do tempo, foi percebido que esse era um bom modelo de trabalho. Ou seja, muitas delas permanecerão com o remoto e/ou híbrido.
Sendo assim, existe a necessidade de conhecer as boas práticas para realizar reuniões produtivas e sem constrangimentos, seja você uma pessoa líder ou liderada. Afinal, elas são alguns dos principais instrumentos que vão garantir a eficácia do trabalho executado. Pensando nisso, elaboramos este material para trazer algumas dicas sobre o assunto. Continue a leitura e saiba mais!
Espaço de trabalho
Para explicarmos como deve ser uma reunião no home office produtiva, vamos dividir o material em tópicos. O primeiro deles está relacionado ao espaço de trabalho. Confira quais são as preocupações necessárias nesse sentido.
Espaço físico
O espaço físico do home office deve ser em um local tranquilo de sua casa. Imagine só estar em uma reunião importante com várias pessoas passando ao fundo ou conversando por perto? Além de tirar a sua concentração, pode ser que seja desrespeitoso com a pessoa que está do outro lado.
Mesmo que a sua casa não tenha um cômodo específico para isso, é possível improvisar. Selecione aquele local mais tranquilo, com boa luminosidade e com poucas chances de ser incomodado ao longo do dia para que seja seu “cantinho”. A partir disso, adquira uma mesa que tenha altura adequada (a ergonomia é importante também para o trabalho remoto) e decore-a da sua maneira, assim como fazia no escritório.
Cadeira
Por falar em ergonomia, a cadeira é um outro item essencial para que as suas reuniões e as suas demandas sejam executadas de forma efetiva. É preciso que ela mantenha a sua coluna ereta, bem como seja confortável. Lembre-se: é nesse local que você passará por pelo menos 8 horas do dia. Se não se preocupar com ele, existem os riscos a longo prazo para a sua saúde.
Inclusive, existem empresas que oferecem ajuda de custo para adquirir um produto como esse. Se for o seu caso, faça uma pesquisa daquelas mais adequadas para a sua necessidade, peça indicações de amigos e não perca tempo. Se não ocorrer esse auxílio, não deixe de fazer um investimento como esse, pois refletirá diretamente no seu bom rendimento.
Internet
Não podemos falar de reunião no home office sem mencionar uma internet de qualidade, concorda? Se você não contar com um bom plano com a sua operadora, há os riscos de ela te deixar na mão nos momentos mais importantes de seu trabalho. Não é nada agradável deixar as pessoas esperando a sua volta, mesmo sabendo que imprevistos acontecem.
Claro, em algum momento será inevitável que algo possa impedir o bom rendimento da sua rede. Porém, o ideal é que você busque por um plano que reduza essas ocorrências. Se elas forem frequentes, pode prejudicar até mesmo a sua imagem perante os colegas de trabalho.
Para melhorar o desempenho durante algum evento importante, algumas dicas podem ser adotadas. Primeiro, sempre teste a sua conexão antes de entrar em qualquer call. Depois, acompanhe quais são os dispositivos que estão conectados naquele momento. Quanto mais conexões, menos potente será o desempenho. Verifique se há pontos de interferência com o local escolhido e identifique a versão dos aparelhos utilizados.
Não deixe de conferir os planos da sua operadora. Certamente pode ter um com um melhor custo-benefício para as suas necessidades!
Equipamentos
Da mesma forma que a internet influencia diretamente no desempenho de uma reunião home office, os equipamentos também. Se o seu computador não tiver um desempenho, pode ser que trave em um momento de compartilhar tela, por exemplo.
Nesse sentido, é interessante que você tenha uma ferramenta que seja compatível com as suas necessidades. Se as suas demandas forem resumidas aos pacotes online e reuniões, naturalmente não há necessidade de adquirir uma máquina com muitos recursos. Do contrário, se você for um programador ou um editor de fotos de programas mais pesados, já é preciso aplicar um investimento maior.
Reunião online em si
Acima, mencionamos apenas os equipamentos e o espaço físico em si que garantirão uma reunião online com mais efetividade. Neste tópico, explicaremos algumas boas práticas que devem ser levadas em consideração para que elas sejam produtivas e ocupem o tempo de forma mais eficaz para todos os participantes. Entenda!
Tenha um objetivo claro
Assim como em qualquer projeto, relatório etc., as reuniões precisam ter um objetivo claro. Todas as pessoas que entrarem em uma call precisam ter a clareza dos motivos que levaram a marcar aquele momento. Se você for o organizador, assim que enviar os invites, já deixe um breve comentário explicando o que vai ser discutido e as pautas iniciais, sugerindo que outras pessoas também acrescentem tópicos que serão relevantes levar para o debate.
A partir do momento que você definiu todos os seus pontos mais relevantes, prepare o que precisa ser definido naquela reunião. “Vou sair desses 30 minutos com clara ciência que precisarei fazer (x) e (y) para alcançar o objetivo (z)”. Com o objetivo (z) em mente, todos os participantes poderão auxiliar nas melhores práticas e sugestões que contribuirão para que ele seja atingido.
Convide apenas quem é imprescindível
Uma prática que deve ser evitada em reuniões de home office é convidar várias pessoas. Quando o trabalho era feito de forma presencial, o espaço físico impedia que muitas pessoas comparecessem a uma mesma conversa. Faltavam cadeiras e ficava desconfortável ter muitos profissionais naquele ambiente.
Porém, as calls em diversas ferramentas existentes possibilitaram que esse número fosse muito maior. Isso é positivo, especialmente quando consideramos momentos em que a empresa inteira deve se reunir para a apresentação de resultados, por exemplo. No entanto, trouxe também um lado negativo: convidar pessoas que não precisam estar ali para determinado debate.
Sendo assim, sempre que você for o organizador, entenda quem realmente deve fazer parte daquele momento. Se você for a pessoa convidada, analise o assunto que será debatido e, se possível, converse com a pessoa organizadora qual seria a sua contribuição para aquele momento. Se entender que, de fato, você pode resolver os tópicos de forma assíncrona, ambos os lados vão entender que você poderia dedicar aquele momento para outros assuntos mais estratégicos.
Avalie a necessidade de apresentações e aspectos visuais
Quando as reuniões utilizam recursos visuais, naturalmente chamam mais a atenção das pessoas. Especialmente se envolver a apresentação de números, por exemplo. Por essa razão, sempre analise se existe a necessidade de elaborar algum roteiro ou apresentação, de maneira que o objetivo fique mais claro ao longo das conversas efetuadas.
Defina as prioridades
Uma boa reunião no home office é aquela que vai terminar com todas as prioridades definidas, bem como as pessoas que estarão envolvidas nesse cenário.
Por essa razão, durante as conversas, sempre remete ao objetivo daquele encontro. A partir disso, entenda o que precisa ser feito e quais daquelas pessoas colaboradoras ficarão responsáveis pelas atividades. Se a responsável não estiver naquele encontro, coloque na ata que um alinhamento deve ser feito o quanto antes para garantir a efetividade das ações e, ao mesmo tempo, contribuir para que outros colegas estejam por dentro de quais são as demandas que precisarão assumir.
Não tire o foco
É comum em reunião no home office ter momentos de descontração. Com cada um em sua casa, esse é um dos únicos momentos de interação com seus colegas. Porém, eles devem ser breves. Há a oportunidade de fazer encontros especificamente para que a turma possa conversar e contar casos, o que é muito relevante para a integração do time.
Sendo assim, sempre que perceber que o foco foi desviado, chame a conversa para o objetivo central.
Faça um follow up
Uma reunião que de fato foi produtiva vai sair dali com todos os “to dos” bem definidos. Ou seja, o que deve ser feito. Para que não haja dúvidas, não deixe de fazer um follow up. Envie para o e-mail de todos os participantes o que foi conversado, quais são as prioridades de cada um, o que ainda precisa ser discutido, qual é o prazo para que as soluções sejam alcançadas, entre outros tópicos relevantes.
Essa etapa será essencial para garantir o alinhamento entre toda a equipe.
Neste conteúdo, você pôde conferir algumas boas práticas de reunião no home office, além de conferir como deve ser o espaço físico de sua casa para trazer mais produtividade para esses momentos. Como dissemos, ter um bom planejamento e sempre manter o foco nas conversas é importante para que esses períodos tragam bons resultados e gerem a satisfação de todas as pessoas envolvidas.
Se você gostou deste material e deseja saber mais sobre produtividade, é só continuar no blog e conferir um outro conteúdo que elaboramos!
