No dia a dia das organizações, entre tantos termos e palavras complicadas, um conceito vem ganhando destaque e chamando cada vez mais atenção de líderes e gestores: o feedback. Esse processo caracteriza-se basicamente pelo oferecimento de retorno e direcionamento a uma pessoa, a partir de suas atitudes e comportamentos, e quando bem executado, pode mudar completamente a realidade de uma empresa – incluindo seu clima, resultados e motivação geral.
Quando uma pessoa conhece seus pontos fracos, fortes, suas ameaças e oportunidades, ela pode trabalhar em seu desenvolvimento e assim ter uma melhoria em sua produtividade, foco e consequentemente nas entregas que faz. Manter uma cultura de feedbacks em uma empresa é essencial para seu crescimento e vai manter os colaboradores motivados e engajados, sabendo em que direção eles devem mirar seus esforços.
Porém, o que acontece é que nem todas as empresas – e os colaboradores – entendem a forma correta de oferecer feedback e com isso acabam comprometendo os resultados desse processo.
Mais do que apenas dizer para um colega ou liderado seus pontos fortes e aqueles em que ele está errando, o processo de feedback deve seguir algumas diretrizes básicas para que seja concluído com sucesso. Por exemplo, ele deve ser construtivo, não deve ser baseado em suposições e preconceitos, deve ser claro e objetivo e muito mais. Não seguir esses direcionamentos pode fazer com que o feedback seja recebido de forma errada, como crítica, e comprometer sua efetividade.
Por isso, ao oferecer um feedback, é importante ter ciência de algumas técnicas que existem para que esse processo seja o mais tranquilo e construtivo possível. Elas são bastante simples, qualquer um pode desenvolvê-las, e fazem toda a diferença para que um feedback seja bem aproveitado.
Nesse artigo, nós vamos falar justamente sobre essas técnicas e mostrar como você pode aplicar as 15 mais importantes em seu dia a dia para oferecer feedbacks mais assertivos. Vamos lá?!
Técnicas de feedback: 15 formas de melhorar esse processo
Oferecer feedback corretamente é, de forma geral, uma habilidade e como toda habilidade pode ser treinada e desenvolvida. Portanto, se você estudar e colocar em prática as 15 técnicas que selecionamos a seguir, com certeza se tornará mais apto a entregar bons feedbacks e poderá assim transformar a carreira de outra pessoa – assim como a realidade em sua empresa. Fique atento!
1. Dê feedback positivo e negativo
Quando se fala em feedback, muita gente ainda fica presa à visão de apontar falhas e de mostrar pontos de atenção na atitude e no comportamento das outras pessoas. Porém, é preciso tomar cuidado com isso!
Um feedback pode ser tanto positivo quanto negativo: o positivo é focado em enaltecer as características boas e os pontos fortes de uma pessoa e, com isso, incentivar sua expressão nas atitudes e tarefas do dia a dia; já o negativo busca pontuar as falhas e trazer à tona pontos de atenção no comportamento de um indivíduo, fazendo com que ele trabalhe para corrigi-los.
Os dois tipos de feedback são muito importantes e devem ser oferecidos à uma pessoa com certa frequência. Se você fica preso apenas aos feedbacks negativos, corre o risco de desmotivar seu ouvinte e ainda pode ser entendido como apenas mais um “chefe chato”, que não tem nada de relevante a acrescentar. Do contrário, se você oferece apenas feedbacks positivos, corre o risco de incentivar um comportamento arrogante em quem recebe o retorno e pode fazer essa pessoa achar que não há mais pontos de desenvolvimento em sua personalidade – o que nunca é verdade.
Portanto, é importante encontrar um equilíbrio entre feedbacks positivos e negativos e oferecê-los da forma certa, para que o colaborador não se desmotive e também não pare de se desenvolver.
2. Conheça o perfil do seu colaborador
Conhecer as pessoas que integram seu time ou que estão sob sua liderança é essencial para que você consiga fazer uma boa gestão de pessoas, delegue tarefas adequadamente e, claro, ofereça melhores feedbacks.
Alguns colaboradores se desmotivam com facilidade e têm uma grande necessidade de integração e de reconhecimento. Outros, são mais introspectivos, gostam de direcionamentos claros e preferem ir direto ao ponto em suas tarefas e suas conversas cotidianas. Entender qual é o comportamento e o perfil da pessoa a quem você irá oferecer o feedback é essencial para que ele seja melhor recebido e melhor assimilado.
A partir das preferências e do modo como uma pessoa se comunica ou trabalha, é possível entender se para ela é mais adequado um feedback mais direto, ou se ela precisa de muita contextualização e conversa, por exemplo. Adaptar o discurso para cada pessoa que irá receber seu retorno é essencial e vai transformar positivamente os resultados que você obtém com o processo de feedback.
3. Estude o feedback sanduíche – e evite-o se necessário
Por muito tempo as pessoas e empresas investiram em um tipo de feedback chamado “feedback sanduíche”. Nele, basicamente o processo tinha três partes:
- um feedback/reforço positivo;
- um feedback negativo, com foco em melhoria de falhas;
- um feedback/reforço positivo.
Com isso, teoricamente, era possível amenizar o impacto do feedback negativo, deixar a pessoa mais receptiva e evitar qualquer mal estar. Porém, na prática, foi-se percebendo que esse processo nem sempre era tão eficiente e que muitas vezes acabava tirando o foco do feedback negativo, que também tinha grande importância. Por isso, o feedback sanduíche deve ser usado com cautela!
No tópico anterior falamos sobre a importância de conhecer o perfil dos seus colaboradores antes de dar um feedback, e isso precisa ser reforçado aqui. Alguns tipos de pessoas são muito mais receptivas ao feedback sanduíche e funcionam muito melhor quando ele é aplicado. Outras, são resistentes a ele e precisam de uma abordagem mais direta e clara sobre seus pontos de desenvolvimento.
Por isso, estude sobre essa técnica, pense no perfil de cada pessoa com quem você lida e pense se ela é realmente a mais adequada.
4. Invista no feedback não verbal
Oferecer feedback à sua equipe e aos seus colegas de trabalho deve ser um processo simples e contínuo, aplicado com uma boa frequência.
Por isso, é importante também desenvolver o hábito de oferecer feedbacks não verbais, fora dos momentos pré-determinados de troca e avaliação. Elogiar um colega por email, enaltecer uma entrega ou enviar uma mensagem privada sobre uma situação ruim que acabou de acontecer pode ser uma boa forma de manter essa pessoa sempre motivada e em busca de autodesenvolvimento.
Claro que esses retornos não verbais não devem ser usados para substituir as conversas presenciais ou para evitar de tratar determinados assuntos frente a frente com uma pessoa. Mas eles são boas formas de fortalecer a cultura do feedback em sua empresa e de manter um ambiente saudável de troca e compartilhamento.
5. Comemore
Comemorar as vitórias do dia a dia também é uma importante forma de oferecer feedback positivo para a sua equipe e reforçar comportamentos adequados, como a realização de uma tarefa ou processo específico, que demande mais esforço e empenho.
Apesar de não ser muito convencional quando se trata do processo formal de feedback, comemorar é bastante importante e é um estímulo positivo para a equipe. Portanto, invista em comemorações e não deixe para realizá-las apenas em momentos altamente especiais: mantenha o hábito de celebrar as pequenas conquistas do dia a dia! Isso vai deixar as pessoas mais motivadas e mais propensas a continuarem se desenvolvendo junto com a organização.
6. Dê feedbacks imediatos
Se uma criança tira seu dente de leite, coloca debaixo do travesseiro e “a fada do dente” só entrega sua moeda três meses depois, quando o dinheiro finalmente vier, por mais que a criança ainda se lembre do dente e do porquê desse recebimento, ela vai ter passado por diversos dias de frustração e certamente sua recompensa terá um gosto mais amargo.
E o mesmo acontece com os adultos em relação aos feedbacks. Se acontece uma situação – seja ela agradável ou desagradável – e você só oferece um feedback sobre ela muito tempo depois, suas palavras perdem a efetividade e você corre o risco do ouvinte nem mesmo se lembrar de porque ele está recebendo esse retorno. Ou então, você faz com que essa pessoa fique frustrada, por ter esperado um feedback imediato que nunca veio.
Por isso, como parte do fortalecimento de uma cultura de compartilhamento e troca, é importante se esforçar para oferecer feedbacks imediatos às pessoas, de preferência logo depois que uma situação especial acontece. Assim você consegue fazer com que um colaborador assimile melhor aquilo que você pontuou e que trabalhe de forma mais eficiente para se desenvolver de acordo com seus direcionamentos e aprendizados.
7. Planeje seus feedbacks
Vale lembrar que, por mais que os feedbacks precisem ser dados de forma imediata, como citamos no tópico anterior, eles precisam ser planejados e bem pensados para que sejam melhor recebidos pelas pessoas.
Se você não se prepara e não prepara seu ouvinte para o momento do feedback, ou entra nesse processo de cabeça quente, dominado pelas emoções, você corre o risco de perder toda a efetividade desse processo e ainda pode gerar mal estar com as pessoas à seu redor.
Por isso, sempre pense no que você quer transmitir para cada colega e planeje bem seu discurso, sempre levando em conta, como já pontuamos, o perfil individual de cada pessoa. Assim você consegue ser muito mais eficiente!
Inteligência emocional ajuda muito nesse momento e você pode ler sobre o assunto clicando aqui.
8. Forneça feedbacks detalhados
Se você oferece um feedback muito geral à uma pessoa, pode ser que ela não compreenda exatamente onde você quer chegar e o que espera com as colocações que fez. Isso dificulta o desenvolvimento desse indivíduo e consequentemente, compromete a efetividade do processo de feedback – focado em transformação e melhorias constantes.
Por isso, sempre que possível, seja o mais específico possível e detalhe aquilo que você está pontuando, seja algo bom ou ruim. Note que ser detalhista não significa “encher linguiça” ou perder tempo com coisas que não importam, mas sim ser claro e específico em suas colocações.
Assim, você evita mal entendidos e garante que seu feedback seja mais eficiente e melhor aproveitado. O ouvinte consegue direcionar seus esforços para os pontos corretos e o desenvolvimento se dá de forma muito mais simples e dinâmica, trazendo resultados rápidos.
9. Não sobrecarregue o ouvinte
Ao oferecer feedback é sempre importante ter um foco e não sair misturando inúmeras coisas em um único momento. Se você faz isso, além de cansar e perder o interesse de quem está recebendo retorno, você pode confundir essa pessoa, não deixando claro os pontos de incentivo e desenvolvimento, e assim diminuir a eficiência do feedback.
Por isso, sempre prefira falar especificamente sobre um ou dois pontos de cada vez, de forma detalhada, como citamos, do que sobrecarregar o ouvinte com muita informação. Assim você garante uma melhor compreensão dessa pessoa e torna seus feedbacks mais eficientes e bem aproveitados.
10. Dê um tempo para resposta
Durante o feedback, não fique esperando que a pessoa ouvinte terá respostas prontas para tudo que você colocar: normalmente ela não terá. Pense que o feedback é extremamente importante justamente para fazer a pessoa enxergar e desenvolver pontos para os quais ela normalmente não dava atenção ou sabia que precisavam ser melhorados. Portanto, muitas vezes o que você falar será uma surpresa e pode pegar o ouvinte desprevenido.
Dê um tempo para que a pessoa assimile as informações que você transmitiu e não espere respostas imediatas sobre o assunto. Se preciso retome a conversa algum tempo (não muito) depois e aí sim “cobre” algum posicionamento do colaborador envolvido.
Isso vai ser importante para que o momento de feedback não seja entendido como um momento de pressão e desconforto e vai ajudar a tornar as pessoas mais receptivas a ele – aumentando sua eficiência consequentemente.
11. Escolha um local estratégico
Quando for dar um feedback para um colega ou alguém do seu time, sempre escolha um local adequado para fazer isso. Nunca pare alguém no meio do corredor para dar um retorno ou faça isso em espaços comuns, na frente de outras pessoas.
Todo feedback deve ser oferecido de forma tranquila, confortável e sem pressa, por isso o ideal é que você use uma sala ou escolha um canto reservado, em que será possível ter privacidade por um bom espaço de tempo.
Essa regra é válida tanto para feedbacks negativos quanto positivos e se torna ainda mais importante dependendo do perfil da pessoa que irá receber o feedback, já que muitas pessoas não gostam de exposição e se sentem desconfortáveis quando chamam atenção de muita gente.
Reconhecimentos positivos podem ser feitos diante de outras pessoas, em momentos específicos, mas é essencial que junto à eles (antes ou depois) seja entregue um feedback positivo formal para a pessoa envolvida. Assim você fortalece ainda mais o comportamento positivo e incentiva o desenvolvimento dos colaboradores.
12. Pense no desenrolar do feedback
Todo processo de feedback precisa ter, de certa forma, três etapas: a preparação, o momento do feedback e o acompanhamento pós. Já falamos bastante de técnicas de feedback relacionadas às duas primeiras etapas, e é importante também focarmos na terceira, que é o acompanhamento.
De nada adianta você se preparar, oferecer um excelente retorno para um colega ou liderado e no final das contas não acompanhar o desenrolar do que você pontuou. É preciso garantir que o feedback está se transformando em ações reais e que está impactando o desenvolvimento de uma pessoa.
Por isso, é sempre importante traçar planos junto com a pessoa que está recebendo o feedback e entender como ela vai trabalhar para melhorar aquilo que foi colocado. Feito isso, é importante acompanhar esse desenvolvimento e continuar oferecendo feedbacks para que essa pessoa se mantenha no caminho certo e realmente colha os bons resultados desse processo.
13. Confirme o feedback
Assim como pontuamos ao longo do texto, é essencial que você garanta que a pessoa entendeu seu feedback e, para isso, outra técnica fundamental é o uso da confirmação.
Antes de encerrar uma conversa de feedback com outra pessoa, peça a ela para que repita e confirme o que você falou, e veja então se ela realmente compreendeu seu ponto. Caso isso não tenha acontecido, diga novamente o que for preciso e também trabalhe outras técnicas que já pontuamos aqui, como o conhecimento do perfil do colaborador, o imediatismo e o nível de detalhe.
Isso vai fazer com que a pessoa reforce o feedback em sua mente e que realmente encerre a conversa sabendo o que precisa incentivar ou corrigir.
14. Seja imparcial
Seu feedback jamais deve ser tendencioso, baseado em boatos ou feito para estabelecer culpados e vítimas em uma situação.
O feedback precisa ser feito de forma totalmente imparcial, baseado apenas em fatos e jamais deve proteger ou acusar as pessoas. Caso contrário, ele pode ser mal recebido e vai perder muito de sua efetividade e capacidade de transformação.
Evite dar feedbacks baseados nas percepções de outras pessoas ou sobre situações que você não viveu ou não conhece profundamente sobre. Trabalhe também o hábito de ouvir a pessoa que está recebendo o feedback e não seja parcial!
15. Use a comunicação não violenta
Para fechar nossa lista de técnicas, vale pontuar que em um processo de feedback – assim como em diversos outros momentos – é extremamente importante usar a comunicação não violenta.
De forma resumida, isso significa: não julgar, não acusar, basear seus pontos em fatos e evitar usar expressões como “você sempre” e “você nunca”. Nesse tipo de comunicação, você trabalha com a vulnerabilidade (sua e do ouvinte) e usa seu lado emocional, aliado ao racional, para mostrar porque determinado comportamento é incômodo ou pode ser alterado. Você não vai tentar mudar o íntimo da pessoa, mas sim fazer com que ela colabore para o bom desenvolvimento das atividades da empresa e acabe assim desenvolvendo a si própria.
Essa é uma técnica transformadora que pode mudar a realidade para melhor não só nos processos de feedback, mas em todo o seu negócio e outras áreas da vida.
Conclusão
Agora que você já conhece 15 técnicas práticas para melhorar a forma como você dá feedback, é hora de treinar e aplicar em seu dia a dia!
Só assim você será capaz de tirar máximo proveito desse processo e impactar positivamente não só o seu negócio, mas também a vida de outras pessoas.
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