“Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje.” Essa é uma frase muito famosa e que você provavelmente já ouviu enquanto empurrava algum projeto com a barriga, ou seja, enquanto procrastinava. A questão é que falar é bem mais fácil do que fazer: apenas repetir essa ideia como um mantra não vai te fazer automaticamente focar, nem disparar na produtividade.
A primeira coisa que se deve entender é que procrastinação não é o mesmo que preguiça. Ainda assim, adiar o cumprimento de tarefas e obrigações pode trazer péssimas consequências para o seu ambiente profissional.
Mas não se preocupe: nesse artigo, te daremos dicas infalíveis para vencer a procrastinação, resolver seus problemas e aumentar a produtividade. Continue lendo!
Se não é preguiça, o que é procrastinar, de verdade?
O ato de procrastinar é sinônimo de adiar uma ação. Segundo o professor Joseph Ferrari da Universidade DePaul em Chicago (EUA), grande autoridade no assunto, a procrastinação é o “o atraso intencional e frequente no início ou no término de uma tarefa que causa desconforto subjetivo, como ansiedade ou arrependimento”.
Não é preguiça porque você pode acabar fazendo todas as outras coisas antes daquela que deveria ser sua prioridade, a que tem mais urgência. Você está produzindo, mas na ordem errada, basicamente, prejudicando o seu desempenho.
Também pode ser o caso em que aquela é a única tarefa pendente para cumprir a sua próxima meta, mas ainda assim você deixa para o último segundo possível até começar a produzir.
Esses são cenários em que a ansiedade pode estar influenciando, causando o atraso e sendo um obstáculo até conseguir-se dar início naquele afazer. Essa ansiedade pode ter inúmeros fatores de origem e ainda continuar servindo de empecilho para a finalização do que deve ser feito caso não seja identificada e controlada.
Consequências para a imagem profissional
A procrastinação facilmente resulta em efeitos negativos para a pessoa que a pratica. Nem sempre se consegue reverter ou mascarar o tempo perdido com a demora em se iniciar a tarefa. É uma lógica básica: como tudo é deixado para depois, o tempo que se tem para realizar a demanda é menor. Sendo assim, os resultados entregues podem ser incompletos ou mal feitos, isso se as obrigações forem cumpridas.
Com esse comportamento, a imagem que o profissional ganha é a de alguém desorganizado e sem responsabilidade, que negligencia seus afazeres. Além dessa impressão ruim frente aos outros, procrastinar é uma forma de autossabotagem. Também pode resultar em estresse, um sentimento de culpa e vergonha por não ter cumprido com o que foi prometido, assim como perda da produtividade.
Tudo isso pode ser resolvido com a prática de novos hábitos, mas a decisão tem que partir de você mesmo. Veja a seguir 6 dicas para quebrar esse ciclo vicioso.
Dicas para vencer a procrastinação de vez
Notar que a mania de deixar tudo para depois é o que afeta seu rendimento é o primeiro passo. Depois disso, o desejo de eliminar esse comportamento surge com urgência, mas nem sempre se sabe como reverter esse quadro. Na realidade, não é tão difícil quanto parece, apenas exige disciplina, pois obviamente não acontece da noite pro dia.
Então, listamos aqui não somente uma, mas diversas táticas sobre como parar de procrastinar, na prática:
1. Torne o ambiente adequado
É muito fácil se distrair. No mundo conectado em que vivemos, isso se torna ainda mais complexo de ser evitado, com dispositivos móveis sempre por perto e notificações a todo instante. Faça um esforço de prestar atenção no ambiente que o cerca e perceber como ele é uma peça-chave na hora de se concentrar.
Não insista na filosofia de quem diz conseguir se concentrar com a TV ligada, por exemplo, mesmo que ela esteja sintonizada em um conteúdo enriquecedor. Inúmeros estudos já provaram que o cérebro acaba dividindo, sim, a capacidade de concentração entre os estímulos, por mais que você tenha consciência de que aquilo que está fazendo é mais importante do que o que está em segundo plano.
Se o seu problema for o celular ou a mania de deixar outras abas abertas no navegador, existem aplicativos que bloqueiam notificações de redes sociais ou o acesso a outros sites além daquele que você necessita para realizar sua tarefa.
2. Gerencie seu tempo adequadamente
Cada pessoa lida com o tempo que tem de um determinado modo. Duas técnicas de gestão de tempo distintas podem alcançar os mesmos efeitos positivos, para diferentes pessoas. Tudo depende de como cada um prefere trabalhar.
Já falamos aqui no blog sobre diversas dessas técnicas e como elas resultam em profissionais trabalhando de modo mais saudável. Você pode ver qual delas mais te agrada clicando aqui!
3. Crie uma lista de tarefas
Essa dica parece boba e clichê, mas não é por acaso que ela é indicada por tantos especialistas diferentes. O hábito de manter listas para organização é tradicional pois é simples e funciona como nenhum outro.
Não tem segredo: organize todas as suas obrigações, tudo aquilo que você tem a responsabilidade de cumprir, em uma lista por ordem de prioridade. Incluir uma divisão por dias ou semanas também pode ajudar na hora de visualizar mentalmente o prazo que você tem para cada afazer, demonstrando a urgência de cada tópico.
O ato de listar por prioridade é útil demais e traz uma clareza para a rotina – além de uma sensação de orgulho sem comparação a cada item riscado.
3.1 Divida cada tarefa em tarefas menores
Geralmente, um dos motivos pelos quais se procrastina é ver o que tem que ser feito e pensar que aquela obrigação é muito grande. Atividades maiores são mais complicadas de visualizar, dando a sensação de que não se sabe nem por onde começar.
Isso é fácil de resolver: basta dividí-la quase que em um passo-a-passo, com etapas claras e controláveis, acabando com a sensação desagradável e intimidadora de antes.
3.2 Multitasking nem sempre é a resposta
Às vezes, fazer várias coisas ao mesmo tempo traz uma sensação de que se está fazendo muito, ou seja, de que a produtividade está em nível alto.
Entretanto, é uma sensação ilusória: ao final, nada foi concluído ou nenhuma das tarefas realizadas foram feitas com qualidade. Aqui o melhor sistema é: faça uma coisa de cada vez.
4. Comece de uma vez
Um clássico de quem procrastina é ficar preso no campo das ideias, imaginando por onde começar, o que fazer primeiro e de que maneira, pensar, pensar, pensar… E quando vê, já se foram horas desperdiçadas.
O truque é iniciar logo: só de superar esse momento abstrato antes dos afazeres já costuma alavancar a produção do que tem de ser feito. Manter o ritmo depois de iniciado é mais fácil. Nesse ponto, a lista de tarefas organizada por ordem de prioridade, como falamos aqui em cima, é bem útil.
Esse comportamento também é chamado de proatividade, uma característica presente em profissionais incríveis e altamente demandada pelo mercado.
5. Controle-se: treine sua disciplina
Um vício característico da procrastinação é arranjar justificativas. Não se engane: o costume de criar desculpas toda vez que não se cumpre o que foi prometido é autossabotagem.
Vale deslizar, é claro – somos humanos, todos erramos. Mas assim que errar, se perdoe sem maiores cerimônias e volte aos trilhos. Mantenha o foco! O maior inimigo na hora de cumprir com os objetivos é deixar a exceção virar a regra.
6. Não apenas crie metas, estabeleça prazos
Nós já ensinamos aqui como elaborar (e alcançar!) metas profissionais. É uma tática tão valiosa quanto simples, assim como a lista de tarefas prioritárias. Contudo, às vezes o profissional pode estar habituado a criar as metas e projetar um futuro em que elas são realidade, mas sem verdadeiramente determinar quando elas serão alcançadas.
Para evitar essa idealização de um futuro profissional sem um plano prático para efetivamente atingi-lo, deve-se estabelecer prazos limite. Assim, não há como ficar adiando o que tem que ser feito para a conquista dos objetivos desejados.
As metas serão divididas em tarefas e essas, em seguida, serão detalhadas em tarefas menores (cada uma, nas duas etapas, com sua própria data).
Ainda sobre metas, se seu desejo é um direcionamento mais sólido e completo para seguir em direção às suas realizações, uma consultoria de carreira pode te ajudar. Clique aqui para solicitar gratuitamente um contato da equipe da Penser.
Existem outros dois modos interessantes de melhorar o desempenho no presente pensando no futuro:
6.1 Pensar no “eu futuro”
Esse ponto é bem compreensível: seu futuro é você quem faz. Para evitar a ansiedade, as complicações, o estresse e tudo mais que acontece quando se procrastina demais, há um exercício básico: se imagine em 3 meses, 1 semana, 2 dias, 5 horas, 30 minutos… para cada situação, um tempo se adequa mais.
Se você precisa entregar um relatório ao final do dia e já sabe disso assim que iniciou sua jornada de trabalho, pense no seu “eu futuro” tendo que correr faltando 30 minutos para o expediente acabar.
Se, ao final da semana, acontecerá uma apresentação muito importante e você precisa montar slides interessantes, pense no seu “eu futuro” trabalhando de madrugada nela porque deixou para fazer no último segundo.
Assim, fica muito mais fácil de ver quão desagradáveis serão as consequências de se procrastinar – e ainda mais fácil de evitá-las. Ninguém quer sofrer trabalhando.
6.2 Entender a importância
O problema da procrastinação pode partir da falta de identificação com o que se faz ou com a falta de direção na vida. Parar para entender o que realmente significa aquilo que está sendo feito agora, como consequência para um resultado futuro, é uma das maneiras de driblar esse desânimo.
Um exemplo comum poderia ser a falta de estímulo com uma rotina atual no trabalho: ao invés de desistir agora, uma possibilidade é exercitar enxergar aquela rotina como o ganho de experiência para que, no futuro, seja possível se candidatar em uma vaga superior, que demanda conhecimento e atuação prévia na área.
As atividades (principalmente as repetitivas) podem parecer tediosas, mas muitas vezes não são insignificantes. É necessário não se esquecer dos motivos maiores pelos quais elas estão sendo feitas; tenha sempre sua ambição em vista.
Vencer a procrastinação é aumentar a produtividade
Colocando essas dicas em prática, a organização é desenvolvida. Isso estimula o cumprimento das obrigações, acabando com a imagem de um funcionário que negligencia seus afazeres. Assim, é provável que seus superiores te enxerguem como alguém responsável, com o qual eles podem contar.
Depois de criar novos hábitos profissionais, evitando a procrastinação com uma rotina mais adequada e que não causa estresse, o ambiente de trabalho se torna mais saudável. Também não há mais sentimentos de culpa ou vergonha, já que a autossabotagem foi eliminada e os resultados demandados são entregues em tempo e bem produzidos. Sem dúvida alguma, a produtividade será beneficiada.
Agora que superou a procrastinação, se você quer se aprofundar na produtividade, nós detalhamos (com as melhores técnicas e ferramentas) 10 dicas de como ser mais produtivo no trabalho: clique aqui!
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